4 modi per migliorare la comunicazione tra il team e le parti interessate

Una comunicazione trasparente è essenziale per il successo di un'azienda. Secondo lo studio The State of Business Communication 2023 condotto da Grammarly, il 93% dei dirigenti aziendali e l'80% dei knowledge worker riferiscono che la loro capacità di portare a termine il proprio lavoro è fortemente influenzata dal modo in cui i collaboratori esprimono le proprie idee e comunicano le proprie esigenze.

La trasparenza è ancora più importante nei team che lavorano in remoto, dove l'utilizzi di diversi strumenti, canali di comunicazione e documenti possono creare pratiche frammentarie. Le aziende moderne hanno bisogno di una piattaforma che funga da unica fonte di verità per i team, in modo che i dipendenti non debbano perdere tempo a domandarsi quale sia la versione più aggiornata della documentazione del progetto.

Confluence è uno spazio di lavoro connesso che semplifica la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team. Poiché Confluence organizza e aggiorna le pagine e i documenti del team in tempo reale, non dovrai preoccuparti che un'idea o una modifica vadano perdute.

Gli strumenti e i modelli di Confluence la rendono la migliore piattaforma single-source disponibile sul mercato. Le sue funzionalità ti aiuteranno a coinvolgere maggiormente le parti interessate e a migliorare la comunicazione con i membri del team, migliorando di conseguenza la produttività e i profitti. Sfrutta i vantaggi di questo strumento insieme ai nostri quattro modi per migliorare il coinvolgimento delle parti interessate e la comunicazione tra i membri del team e scopri cosa puoi fare con Confluence.

1. Crea strategie e campagne coerenti

Nessun team lavora separatamente. Ogni giorno vengono aggiunte nuove idee alle strategie di comunicazione, alle campagne e ai flussi di lavoro del team e, se lavori in un ambiente agile e dinamico, è probabile che vengano aggiunte regolarmente nuove idee alle tue stesse strategie e campagne. Tra e-mail, messaggi diretti e videochiamate, la comunicazione può diventare fumosa e le idee possono risultare frammentate e difficili da implementare. Per eliminare questa preoccupazione, usa i modelli di Confluence.

Sono finiti i giorni in cui si creavano documenti in una sola copia e li si inviava via e-mail a tutti gli interessati quando si apportava una modifica o si faceva un'aggiunta. Con i modelli di Confluence, tu e il tuo team potete sviluppare documenti di progetto, strategie di marketing, aggiornamenti sull'azienda e altro ancora, da un'unica posizione. I modelli, inoltre, semplificano la comunicazione con le parti interessate, poiché consentono di aggiornare rapidamente la documentazione e renderla subito disponibile per essere sfogliata o per una lettura più approfondita. In questo modo, sarà più facile per i responsabili delle decisioni individuare e riepilogare i punti salienti.

I modelli consentono al team di affrontare facilmente svariati progetti, dai piani di marketing ai requisiti di prodotto. Indipendentemente dalle esigenze aziendali, Confluence ha un modello in grado di garantire coerenza e chiarezza, soprattutto quando si tratta di comunicare gli aggiornamenti del progetto alle parti interessate. I modelli di Confluence includono i seguenti argomenti:

• Strategia aziendale

• Progetta

• Documenti e report

• Risorse umane

• Marketing e vendite

• Personale

• Gestione dei prodotti

• Produttività

• Pianificazione dei progetti

• Sviluppo software/IT

• Startup

• Lavoro di squadra

Usa i modelli come punto di partenza per i tuoi progetti e le tue campagne mantenendo un approccio coerente fin dall'inizio.

2. Condividi approfondimenti e feedback in tempo reale

Se i membri del team lavorano su documenti separati su diverse piattaforme, ci sono buone probabilità che le comunicazioni passino inosservate. A volte, quando i membri lavorano in diversi reparti o su diversi progetti, si formano silos di informazioni. Conoscenze e dati possono rimanere intrappolati all'interno di un determinato gruppo, senza che altri membri dell'azienda possano accedervi. Perciò, che si tratti di iniziative, risultati finali o comunicazione tra il team e le parti interessate, è necessario uno strumento che offra uno spazio di lavoro da cui puoi gestire tutte le tue esigenze di condivisione delle conoscenze.

Confluence semplifica la collaborazione tra le varie parti interessate in spazi. I membri del team creano pagine che rimangono salvate in uno spazio organizzato e aperto, in modo che le persone interessate possano trovarle facilmente. Queste pagine contengono informazioni utili sull'azienda o sul progetto e gli utenti possono fornire istantaneamente approfondimenti e feedback selezionando il testo e inserendo un commento in linea, oppure commentare un intero contenuto nella parte inferiore della pagina o del post.

Quando i membri del team o le parti interessate rispondono o mettono "Mi piace" ai commenti, il commentatore originale riceve una notifica. Anche i membri del team ricevono notifiche tempestive su eventuali modifiche apportate ai contenuti esistenti o se viene aggiunto qualcosa di nuovo. Questa funzione è particolarmente utile per il lavoro asincrono, poiché tutti sanno esattamente perché è stata apportata la modifica.

Confluence non fornisce solo cartelle personali e spazi di lavoro per team e progetti, ma offre anche un accesso immediato ai membri del team e alle parti interessate, facilità di ricerca della documentazione e una struttura organizzativa scalabile. Quando le persone entrano a far parte di un team o lo lasciano, i loro documenti e progetti rimangono a disposizione per coloro che ne hanno bisogno.

3. Prendi decisioni consapevoli

Secondo Qatalog e l'Ellis Idea Lab della Cornell University, il 43% dei lavoratori dichiara di perdere troppo tempo nei continui passaggi tra applicazioni e strumenti online. Quando il tempo è denaro, questi utenti finali non possono permettersi di sprecare minuti preziosi cambiando continuamente contesto. Fornendo un contesto preciso alle parti interessate, tutti i soggetti coinvolti possono comprendere il quadro completo meglio e più velocemente. Confluence supporta diversi contenuti che ti consentono di arricchire la messaggistica e aiutano le parti interessate a prendere decisioni con maggiore sicurezza.

• Analisi: incorporando i report di analisi di Google, Adobe o altri strumenti nelle pagine dello spazio di lavoro del team, le parti interessate possono facilmente riconoscere opportunità di crescita, approfondimenti e tendenze nei dati dei clienti. 

• Tabelle: le tabelle consentono a te e il tuo team di comunicare una grande quantità di informazioni a colpo d'occhio; tuttavia, devi assicurarti che le celle siano formattate per garantire la massima comprensione.

• Immagini: incorporare immagini e file multimediali pertinenti nelle pagine di Confluence consente di fornire rapidamente maggiore contesto agli spettatori.

• Link intelligenti ad altri strumenti (ad esempio, Jira o Figma): quando tutto il tuo lavoro si trova in un unico strumento (Atlassian o un'altra piattaforma di terze parti supportata) e vuoi renderlo visibile in Confluence, i link intelligenti ti permettono di farlo. Basta copiare la pagina, la bacheca del progetto, il calendario o un altro link e incollarlo in Confluence dove vuoi che sia pubblicato. Il link consentirà alle parti interessate di visualizzare in anteprima la pagina o di modificarla oppure di incorporarla direttamente.

Il contesto da fornire alle parti interessate non si limita ai diagrammi, ai grafici, alle immagini e ai link: è importante anche illustrare le aree che potrebbero richiedere un maggiore supporto organizzativo. Quando crei degli aggiornamenti del progetto, assicurati di includere i seguenti elementi:

• Dettagli del progetto: nome, responsabile del progetto e data del rapporto

• Riepilogo del progetto: sede, timeline, obiettivo e budget

• Timeline del progetto: traguardi e dettagli delle singole attività, compresi gli elementi completati

• Parti coinvolte: membri del team, principali parti interessate e clienti

• Rischi: potenziali problemi, colli di bottiglia e modifiche richieste

• Stato del budget: investimenti spesi e investimenti rimanenti

• Risorse importanti: allegati e link ai documenti pertinenti

• Passaggi successivi: elementi di azione

Per creare una cultura aziendale della trasparenza, è importante fornire al team e alle parti interessate un contesto dettagliato.

4. Presenta gli aggiornamenti dei progetti e i risultati delle campagne

Uno dei modi migliori per illustrare gli aggiornamenti e i risultati di progetti e campagne è condividerli tramite una presentazione. Con Confluence, passare alla modalità Presentatore è molto semplice. Questo layout è ottimo per mostrare i contenuti di pagine o post di blog con meno distrazioni, evitando di dover creare ulteriori diapositive o presentazioni. Selezionando questa modalità, i contenuti vengono mostrati in una presentazione pulita a tutto schermo, senza barre laterali, commenti in linea e menu opzionali.

In modalità Presentatore, puoi anche modificare l'aspetto della presentazione scegliendo il cursore con riflettore o un tema scuro. Il cursore con riflettore trasforma il puntatore in un ampio cerchio che consente al pubblico di seguire più facilmente le aree indicate. Il tema scuro, invece, aiuta ad affaticare meno la vista nelle ore notturne, consente una durata più estesa della batteria e soddisfa le preferenze di alcuni utenti.

Gli utenti hanno anche la possibilità di utilizzare il modello della modalità Presentatore, che li guida nella creazione di una pagina ottimizzata per le presentazioni.

Allinea il team e le parti interessate con Confluence

Quando la trasparenza è alla base delle tue pratiche aziendali, è molto più facile allineare i gruppi di parti interessate. Confluence favorisce una comunicazione aperta attraverso strumenti e modelli pensati per i team.