La teoria della definizione degli obiettivi per la motivazione: un'analisi

La maggior parte dei team non fallisce nei suoi obiettivi per mancanza di ambizione, ma perché gli obiettivi definiti stabiliti sono troppo vaghi per essere messi in pratica.

"Creare una reputazione migliore per il team" sembra un obiettivo estremamente significativo, ma nessuno sa cosa fare concretamente per realizzarlo. La teoria della definizione degli obiettivi per la motivazione è stata concepita proprio per risolvere questo tipo di problemi.

Questa teoria, sviluppata da uno psicologo, il dott. Edwin Locke, nel 1968 e successivamente ampliata dal dott. Gary Latham, sostiene in modo molto diretto che gli obiettivi chiari, specifici e stimolanti producono prestazioni significativamente migliori rispetto agli obiettivi vaghi.

Non leggermente migliori: decisamente migliori.

Questo articolo illustra cosa dice la teoria, perché funziona e come applicare i suoi cinque principi alla definizione degli obiettivi, offrendo al tuo team qualcosa su cui lavorare concretamente.

Che cos'è la teoria della definizione degli obiettivi?

La teoria della definizione degli obiettivi per la motivazione sostiene che la qualità di un obiettivo influisce direttamente sulla qualità dello sforzo dedicato. Dalla ricerca originale di Locke, pubblicata nel 1968, è emerso che le persone ottengono risultati migliori quando lavorano per raggiungere obiettivi specifici e difficili piuttosto che obiettivi facili o ambigui.

Il ragionamento è intuitivo una volta che lo si comprende: gli obiettivi vaghi non dicono dove rivolgere le energie. "Migliorare la soddisfazione del cliente" può significare qualsiasi cosa.

"Ridurre il tempo di risposta medio a meno di 24 ore entro la fine del trimestre", invece, dice esattamente come deve essere il successo, come misurarlo ed entro quando è necessario raggiungerlo.

Nel 1990, Locke e Latham hanno formalizzato queste teorie in cinque principi per la definizione efficace degli obiettivi, che hanno pubblicato nel loro libro A Theory of Goal Setting and Task Performance. Questi cinque principi rimangono tuttora il framework più pratico per trasformare le intenzioni in risultati.

Perché la definizione degli obiettivi migliora le prestazioni

Prendersi il tempo per definire correttamente un obiettivo prima di iniziare a lavorare non è una semplice formalità, ma cambia il modo di svolgere il lavoro. Ecco alcuni motivi chiave per cui è necessaria un'adeguata definizione degli obiettivi:

Offre ai team una direzione condivisa

Un obiettivo ben definito funge da filtro decisionale. Quando un team sa esattamente cosa sta cercando di ottenere ed entro quando, diventa molto più facile prioritizzare i task, distribuire l'impegno e non intraprendere lavoro che non contribuisce ad avanzare nella giusta direzione.

Senza questo presupposto, spesso i team lavorano sodo ma non necessariamente nella stessa direzione.

Rende visibili i progressi

Gli obiettivi misurabili consentono ai team di monitorare la propria posizione rispetto al traguardo da raggiungere. Siamo già a metà mese e abbiamo raggiunto solo il 25% dell'obiettivo?

È ovviamente un chiaro segnale che bisogna cambiare qualcosa. Senza un obiettivo specifico, non c'è modo di sapere se sei sulla strada giusta finché non è troppo tardi per correggere la rotta.

Crea una motivazione significativa

Il raggiungimento di un obiettivo innesca un rilascio di dopamina nel cervello. Le ricerche su quello che è noto come principio del progresso mostrano che anche i piccoli successi lungo il percorso sono motivanti.

Suddividere un obiettivo importante in milestone significa che i team ottengono una sensazione di progresso più frequentemente, il che sostiene l'impegno nel lungo periodo.

I 5 principi della definizione degli obiettivi di Locke e Latham

Questi cinque principi sono ciò che distingue gli obiettivi che vengono raggiunti da quelli che rimangono teorici:

1. Chiarezza

Un obiettivo deve essere abbastanza specifico da permettere a due persone di concordare sul fatto che sia stato raggiunto. Obiettivi vaghi spingono all'interpretazione e interpretazioni diverse portano a sforzi non allineati.

Il framework degli obiettivi SMART è un test utile per la chiarezza: l'obiettivo è specifico, misurabile, realizzabile, rilevante e vincolato da scadenza? "Ridurre il tempo di risposta dell'assistenza clienti a 24 ore o meno entro la fine del secondo trimestre" supera il test. "Migliorare il servizio clienti", invece, non lo supera.

2. Sfida

Gli obiettivi devono richiedere un impegno autentico. Gli obiettivi difficili producono prestazioni migliori rispetto a quelli facili, purché rimangano raggiungibili. Un obiettivo troppo facile non motiva, ma un obiettivo impossibile demoralizza.

Se il tempo medio di risposta del tuo team alle richieste di assistenza è già di 25 ore, un obiettivo di 24 ore non è un grande sforzo. È meglio sforzarsi di passare a 20. Inoltre, quando vengono raggiunte delle milestone lungo il percorso, vanno riconosciute, non solo al traguardo finale, ma durante tutto il processo.

Il riconoscimento mantiene lo slancio anche quando l'obiettivo sembra lontano.

3. Impegno

Se un team non crede in un obiettivo, non ci metterà il massimo impegno. L'impegno deriva da due fattori: il coinvolgimento nella definizione dell'obiettivo e la certezza che l'obiettivo valga la pena di essere raggiunto.

Il coinvolgimento dei membri del team nella definizione degli obiettivi permette di creare target migliori e un maggiore impegno. Le persone si impegnano più facilmente per i risultati che hanno contribuito a definire.

Chiedi cosa pensano sia realistico, quali ostacoli prevedono e cosa renderebbe l'obiettivo significativo ai loro occhi. Spesso le risposte migliorano l'obiettivo stesso.

4. Feedback

Gli obiettivi senza cicli di feedback sono semplicemente desideri con scadenze. Le verifiche regolari, che si tratti di riunioni individuali o retrospettive di team, danno alle persone le informazioni di cui hanno bisogno per adattare il loro approccio.

Creano anche spazio per riconoscere i progressi, il che rafforza i comportamenti che funzionano bene. Per gli obiettivi individuali, le autovalutazioni programmate in corrispondenza delle milestone chiave svolgono la stessa funzione.

La domanda non è solo "Ho raggiunto l'obiettivo?", ma anche "Sto progredendo in modo sostenibile e c'è un percorso più efficiente per raggiungere il risultato?"

5. Complessità del task

Più l'obiettivo è complesso, più è importante mantenerlo focalizzato. Chiedere a un team di raggiungere simultaneamente gli obiettivi di ridurre i tempi di risposta, aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti e migliorare le valutazioni delle recensioni online significa chiedere di ottimizzare tre cose diverse allo stesso tempo. In questo modo l'attenzione si disperde.

Scegli l'obiettivo più importante per questo periodo e verifica se le tempistiche sono realistiche e se il team ha le competenze e le risorse necessarie per rispettarle.

Se non è così, affronta le lacune prima di impegnarti per l'obiettivo, non mentre stai cercando di raggiungerlo.

Mettere in pratica la teoria

I cinque principi funzionano insieme, non ciascuno separatamente. Un obiettivo chiaro senza impegno non otterrà il massimo sforzo, mentre un obiettivo impegnativo senza cicli di feedback non rimarrà a lungo sulla strada giusta.

I problemi di complessità dei task rischiano di compromettere anche l'obiettivo meglio definito. Analizza qualsiasi obiettivo secondo tutti e cinque i principi, prima di prendere un impegno:

• Chiarezza: l'obiettivo è abbastanza specifico e misurabile da far sì che tutti siano d'accordo su come valutare il successo?

• Sfida: l'obiettivo richiede un impegno autentico senza però essere impossibile?

• Impegno: il team comprende perché l'obiettivo è importante e ha voce in capitolo su come viene definito?

• Feedback: ci sono momenti di contatto regolari per valutare i progressi e apportare eventuali modifiche?

• Complessità del task: è sufficientemente focalizzato perché il team possa dedicargli la massima attenzione?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è no, applica la correzione necessaria prima di iniziare. Generalmente, gli obiettivi che non superano il test dei cinque principi falliscono anche nell'esecuzione.

In che modo Confluence e Jira aiutano i team a definire e monitorare gli obiettivi

La teoria della definizione degli obiettivi funziona anche nella pratica quando gli obiettivi rimangono visibili e collegati al lavoro. Quando invece rimangono solo scritti su un documento che nessuno apre, i cinque principi diventano cinque intenzioni su cui non si agisce mai.

Confluence offre ai team uno spazio condiviso per documentare gli obiettivi, monitorare i progressi ed eseguire le verifiche su cui si basa il principio del feedback. Il modello di OKR e il modello di obiettivi SMART permettono di definire più velocemente gli obiettivi in un formato che soddisfa gli standard di chiarezza richiesti.

Le pagine degli obiettivi rimangono attive, ricercabili e modificabili quando le cose cambiano, così il team ha sempre un quadro preciso della situazione. Inoltre, Jira collega gli obiettivi al lavoro di tutti i giorni.

I team possono collegare ticket ed epic direttamente agli obiettivi strategici, così è sempre chiaro come i singoli task contribuiscano ai target più ampi. I progressi sugli obiettivi diventano qualcosa di visibile man mano che il lavoro avanza, non qualcosa che viene calcolato manualmente alla fine del trimestre.

Prova Confluence o Jira gratis e offri al tuo team un'unica posizione in cui definire, monitorare e gestire i suoi obiettivi.

Domande frequenti

Perché la definizione degli obiettivi è importante per la motivazione?

La definizione degli obiettivi aumenta la motivazione, fornendo un target chiaro verso cui le persone possono lavorare e rendendo visibili i progressi, in modo che i team possano verificare se sono sulla strada giusta. Il raggiungimento degli obiettivi innesca un rilascio di dopamina nel cervello e anche i piccoli successi lungo il percorso aiutano a sostenere la motivazione durante i progetti più lunghi.

Qual è la differenza tra la teoria della definizione degli obiettivi e gli obiettivi SMART?

La teoria della definizione degli obiettivi è il fondamento della ricerca e spiega perché gli obiettivi specifici e impegnativi migliorano le prestazioni. Gli obiettivi SMART sono un framework pratico per elaborare obiettivi che soddisfino il principio di chiarezza della teoria.

SMART è uno strumento, mentre la teoria della definizione degli obiettivi è la base con le prove che spiega perché l'utilizzo di quel determinato strumento è appropriato.

Come si applica la teoria della definizione degli obiettivi al lavoro?

Prima di impegnarti per un obiettivo, valutalo attraverso i cinque principi. Rendilo specifico e misurabile.

Definiscilo in modo da mettere davvero alla prova il team. Coinvolgi i membri del team. Programma verifiche regolari per ottenere feedback.

Mantienilo mirato in modo che il team non si lasci distrarre dal numero elevato di priorità. Gli obiettivi che soddisfano tutti e cinque i criteri si rivelano costantemente migliori di quelli che non li soddisfano.

Qual è la relazione tra la difficoltà dell'obiettivo e le prestazioni?

Lo studio di Locke ha trovato una correlazione diretta: obiettivi più ambiziosi producono prestazioni più elevate rispetto a quelli facili, almeno fino a quando un obiettivo non diventa irraggiungibile.

Un obiettivo troppo facile non richiede un vero sforzo, ma un obiettivo impossibile fa sì che le persone perdano interesse. Il giusto compromesso è un obiettivo che richiede uno sforzo effettivo ma rimane raggiungibile con un impegno costante.