Come superare la scarsa comunicazione sul posto di lavoro

Una comunicazione scarsa costa più di quanto la maggior parte dei team si immagini.

Le scadenze slittano, il lavoro deve essere rifatto e le persone trascorrono ore in riunioni che esistono solo perché nessuno ha messo per iscritto la decisione in oggetto. Secondo un sondaggio condotto da Forbes Advisor, quasi la metà dei lavoratori afferma che una comunicazione scarsa ha compromesso la sua soddisfazione lavorativa.

La maggior parte dei problemi di comunicazione è risolvibile, ma non attraverso una formazione aziendale. Delle abitudini migliori, una struttura più chiara e le giuste norme del team fanno una differenza più apprezzabile di quanto la maggior parte dei leader si aspetti, una volta identificato dove si verifica il vero problema.

Questo articolo illustra come capire dove si interrompe la comunicazione, perché continua a succedere nonostante le buone intenzioni e quali misure possono mettere in atto i manager e i leader per fare in modo che la comunicazione sia sempre chiara.

Che cosa si intende per "comunicazione scarsa" nell'ambiente di lavoro?

Una comunicazione scarsa sul lavoro è una discrepanza tra ciò che una persona intende trasmettere e ciò che l'altra persona recepisce. Può assumere la forma di istruzioni non fornite, obiettivi poco chiari, un canale sbagliato per il messaggio che si vuole trasmettere o un feedback che non chiude mai il ciclo.

Raramente la colpa è di una persona sola: si tratta quasi sempre di un problema strutturale.

Le cause più comuni di una comunicazione scarsa

La comunicazione in genere si interrompe per motivi prevedibili. È importante individuare quello giusto, poiché la risoluzione sarà diversa a seconda della causa.

• Obiettivi e istruzioni poco chiari: se i membri del team non riescono a spiegare l'obiettivo con le proprie parole o a ritrovare il brief la settimana successiva, la comunicazione è già fallita. L'entusiasmo per un piano vago fa in fretta a svanire una volta che l'esecuzione inizia e le persone si rendono conto che stanno lavorando verso qualcosa di leggermente diverso.

• Flusso di informazioni unidirezionale: i manager che forniscono indicazioni ma non confermano mai se i destinatari hanno compreso e i team che non segnalano mai quando non capiscono creano un canale in cui i problemi si accumulano all'insaputa dell'altra parte. I cicli di feedback non sono un'infrastruttura opzionale: sono uno strumento indispensabile per svolgere bene il lavoro.

• Scelta sbagliata del canale: un processo in cinque passaggi che rimane sepolto tra i messaggi di una chat. Una domanda urgente che si perde in un thread di e-mail e non riceve risposta per giorni. La modalità con cui comunichi è importante quanto ciò che dici, e la maggior parte dei team non ha mai concordato esplicitamente quale sia il canale giusto per ciascun tipo di comunicazione.

• Differenze culturali e linguistiche: ciò che in una cultura viene percepito come diretto, in un'altra viene percepito come scortese. Nei team distribuiti, non si tratta di un caso limite, ma di una realtà quotidiana che richiede consapevolezza e cautela oltre alle buone intenzioni.

• Comportamento della leadership che contraddice le aspettative dichiarate: se i dirigenti senior forniscono indicazioni vaghe, non rispondono ai feedback o comunicano in maniera discontinua, quel comportamento stabilisce lo standard effettivo. Nessun documento di policy può prevalere sui modelli che le persone vedono ai vertici.

Come identificare una comunicazione scarsa nell'ambiente di lavoro

Fai attenzione a questi segnali. Quelli più lampanti sono facili da riconoscere, ma quelli più pericolosi tendono a nascondersi finché non ti sono già costati qualcosa.

1. C'è un disallineamento ricorrente tra i vari team

Quando il lavoro interfunzionale produce costantemente risultati scadenti, sforzi duplicati o priorità in conflitto, smetti di guardare ai singoli individui. Il problema è da identificarsi nel ciclo di feedback tra i gruppi, non nelle persone al loro interno.

2. Le scadenze slittano con spiegazioni vaghe

Prima di supporre che una persona abbia commesso un errore, chiedile cosa aveva capito del deliverable del progetto da consegnare. Otterrai una risposta più rapidamente di quanto ti aspetti, che in genere punta a monte piuttosto che alla persona che ha mancato la scadenza.

3. C'è silenzio dove dovrebbero esserci domande

Un team che non fa mai domande non è insolitamente allineato. È insolitamente silenzioso, e quel silenzio è di per sé un campanello d'allarme che vale la pena esaminare prima che si trasformi in un pattern.

4. Emergono gli stessi problemi a ogni retrospettiva

Se noti che affronti la stessa conversazione ad ogni retrospettiva, non stai avendo un momento di comunicazione: hai un problema nel sistema di comunicazione, e un nuovo elenco di elementi di azione non lo risolverà.

Non si tratta di piccoli punti di attrito. Se non vengono affrontati, si trasformano in disinteresse, logoramento e disfunzioni del team molto più difficili da risolvere rispetto al vuoto comunicativo originale.

Combinando strumenti come Confluence e Loom, puoi creare una documentazione chiara e incorporare le registrazioni delle riunioni di retrospettiva per mantenere tutti allineati.

Strategie per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Diagnosticare il problema è il primo passo. Creare abitudini e strutture che durino nel tempo è la parte più difficile.

Queste strategie si concentrano sui problemi più comuni e ti offrono delle azioni concrete da mettere in atto a partire da questa settimana:

L'ascolto attivo non è una competenza relazionale, è una norma delle riunioni

La maggior parte delle persone ascolta giusto il tempo necessario per capire cosa dire dopo. Tuttavia, ascoltare per davvero significa che la tua attenzione è completamente concentrata su quello che viene detto, non sulla tua risposta, ed è più raro nella pratica di quanto la maggior parte dei team voglia ammettere.

Rendilo strutturale.

Durante le riunioni, chiedi alle persone di riassumere ciò che hanno sentito prima di rispondere. Anche se può sembrare semplice, consente di identificare i malintesi prima che si propaghino a valle e ferma il lento accumularsi di supposizioni basate sulle proprie percezioni che fanno deragliare i progetti settimane dopo.

Un linguaggio vago è un problema strutturale, non personale

"Lavoriamo su questo aspetto" e "aumentiamo i ricavi del prodotto del 5% il prossimo trimestre" non sono la stessa istruzione. Una apre le porte all'interpretazione, mentre l'altra la esclude. Inoltre, in un caso il team può eseguire il lavoro correttamente, mentre nell'altro il team si mantiene occupato senza progredire davvero.

Ogni obiettivo, scadenza del progetto e assegnazione di responsabilità deve rispondere esplicitamente a tre domande: "chi ne è responsabile?", "entro quando?" e "cosa decreta il completamento?".

Se quelle risposte non vengono messe per iscritto, rimangono supposizioni che aspettano di diventare discussioni.

Quale canale e perché: la decisione che il tuo team continua a rimandare

Decidere quali canali utilizzare è la parte facile. Far sì che tutti li utilizzino in modo coerente è il punto in cui la maggior parte dei team si arrende, in genere perché le norme non sono mai state messe per iscritto fin dall'inizio.

La chat in tempo reale è per domande rapide e aggiornamenti sullo stato del lavoro, mentre la documentazione asincrona è per tutto ciò che deve essere reperibile, consultabile e ancora accurato la settimana successiva.

Una chiamata è per gli aspetti più carichi di emozioni o strutturalmente complessi. Metti per iscritto queste norme, inseriscile in una posizione in cui tutto il team possa trovarle e modificale quando non sono più attuali.

Sviluppo di competenze che colmino le lacune

Non tutti arrivano sapendo già come fornire un feedback strutturato, comunicare con persone appartenenti a culture diverse o portare alla luce i problemi senza accusare nessuno. Tutte queste sono competenze che si possono apprendere e non caratteristiche fisse. Trattarle come doti innate è uno dei motivi per cui i budget per la formazione producono così pochi cambiamenti del comportamento.

Dei workshop generici raramente fanno la differenza. Se il tuo team interfunzionale continua a produrre risultati non allineati, fai un esercizio di ruoli e responsabilità con i membri interessati anziché organizzare un seminario aziendale che tratta un problema riguardante un gruppo specifico come se fosse universale.

I cicli di feedback funzionano solo se qualcosa cambia in modo visibile

Nella maggior parte dei casi, il problema nella cultura del feedback non è che le persone non forniscono un feedback, ma che non succede nulla di concreto in seguito e, dopo alcuni cicli di questo tipo, le persone smettono di preoccuparsene.

Soluzioni come colloqui individuali, retrospettive e sondaggi anonimi sono tutte utili, ma la cosa più importante è ciò che succede dopo. Ricorda di chiudere il ciclo in modo esplicito. Anche un semplice "Ecco cosa abbiamo cambiato sulla base dei vostri input" è sufficiente per mantenere aperto il canale e incoraggiare i membri del team a esprimere nuovamente le proprie idee.

Come creare una cultura della comunicazione che funzioni davvero

Le abitudini individuali sono importanti, ma sono fragili senza una cultura che le sostenga. L'obiettivo è avere un team in cui una buona comunicazione sia l'opzione predefinita, sia che i collaboratori si trovino nella stanza, in chiamata o lavorino a due fusi orari di distanza.

Dai il buon esempio, non limitarti alle parole

I dipendenti non fanno quello che dicono i leader, ma ciò che vedono fare i leader. Ed è proprio a causa del divario tra parole e azioni che la maggior parte delle iniziative per promuovere la cultura della comunicazione fallisce.

Un manager che scrive brief vaghi, non include il contesto negli aggiornamenti o si chiude in se stesso quando è sotto pressione insegna quel comportamento a tutti quelli che fanno riferimento a lui, e ciò influenzerà la collaborazione sui progetti in futuro.

Se vuoi che nel tuo team ci sia una comunicazione chiara e coerente, deve essere visibile ai vertici: nelle decisioni che i leader documentano, negli aggiornamenti che condividono proattivamente e nel modo in cui rispondono quando qualcosa va storto.

Rendi strutturale la trasparenza

La trasparenza non è una dichiarazione di valori. È una pratica in cui le decisioni vengono documentate, il contesto viene condiviso in modo proattivo e, quando qualcosa cambia, le persone sentono direttamente la notizia anziché ricostruire i fatti da informazioni di seconda mano una settimana dopo.

Un documento dinamico di Confluence consente di registrare decisioni, domande aperte e aggiornamenti sullo stato del lavoro, in modo che siano visibili a tutto il team. Inoltre, è possibile aggiornarlo quando le cose cambiano, e ciò contribuisce all'allineamento più di qualsiasi riunione generale.

Quando si diffondono informazioni errate (perché succederà), rimedia in fretta. Identifica il problema, fornisci le informazioni corrette e vai avanti.

Riconosci pubblicamente e in modo specifico una buona comunicazione

Un comportamento apprezzato si ripeterà. Quando un team arriva alla fine un progetto interfunzionale difficile con buoni risultati e senza gli attriti abituali, riconosci il successo in modo specifico e davanti alle persone che devono sentire, non tramite in un messaggio Slack privato al manager.

Nelle valutazioni delle prestazioni si dovrebbe includere anche la qualità della comunicazione, per far capire che la comunicazione è una competenza professionale da sviluppare, non solo un tratto della personalità che puoi avere o non avere.

Crea una struttura adeguata alla base della comunicazione

Una comunicazione chiara deve basarsi su una struttura adeguata e gli strumenti giusti rimuovono gli attriti che ostacolano il mantenimento di buone abitudini nel tempo.

Confluence offre ai team uno spazio condiviso e ricercabile per tutto ciò che deve esistere oltre una singola conversazione. Le pagine del progetto sostituiscono i thread sparsi e un collega del team in un fuso orario diverso può esaminare un brief, lasciare commenti inline e riprendere esattamente da dove aveva interrotto il lavoro senza bisogno di una riunione di aggiornamento sullo stato per capire da dove partire.

Jira colma il divario di responsabilità. Quando per i task vengono definiti in modo chiaro i responsabili, le date di scadenza e un thread di commenti collegato direttamente al lavoro, la risposta "Non sapevo che fosse compito mio" non sarà più accettabile.

Questi aspetti insieme fanno parte di Atlassian Teamwork Collection, progettata in modo che gli strumenti utilizzati dal tuo team per pianificare, monitorare e documentare il lavoro non si trovino in compartimenti stagni separati. La comunicazione e l'esecuzione avvengono nello stesso posto e sono connesse per impostazione predefinita.

Prova Confluence o Jira gratis.

Domande frequenti

Che cos'è una comunicazione non efficace sul posto di lavoro?

Una discrepanza tra ciò che una persona intende comunicare e ciò che l'altra persona comprende, solitamente causata da istruzioni poco chiare, mancanza di contesto o canale sbagliato per il messaggio.

Quali sono gli effetti di una comunicazione non efficace sul posto di lavoro?

Scadenze non rispettate, lavoro duplicato e morale più basso. Nel tempo, questo sgretola la fiducia e porta ad attriti silenziosi che emergono nei colloqui di uscita solo quando il danno è ormai fatto.

Quali sono le cause di una comunicazione non efficace sul posto di lavoro?

Obiettivi vaghi, cicli di feedback interrotti, disallineamento dei canali, differenze culturali nei team distribuiti e leadership che non utilizza una comunicazione chiara. La causa è generalmente strutturale, non personale.

Come è possibile correggere una comunicazione non efficace sul posto di lavoro?

Per prima cosa, fai una diagnosi della causa specifica, poi sostituisci il linguaggio vago, definisci i canali di comunicazione, integra l'ascolto attivo nelle riunioni e assicurati che i dirigenti utilizzino chiaramente gli standard che si aspettano da tutti gli altri.