Come costruire una cultura della comunicazione collaborativa all'interno del tuo team

Stai digitando la frase "Come da ultima e-mail..." e fai dei respiri profondi. Nel frattempo, il tuo collega sta cercando tra i file la versione più recente di un documento per una riunione che inizierà fra tre minuti. Quindi, ti immergi in un meeting giornaliero del team. Indovina un po'? I task assegnati la scorsa settimana non erano chiari, per cui il progetto è in ritardo. Ovunque osservi, c'è qualcosa che non funziona e il team è frustrato quanto te. Ecco perché dovresti promuovere una cultura della comunicazione collaborativa per il tuo team.

Comunicare in modo collaborativo significa scambiare informazioni e discutere di argomenti in team per raggiungere un obiettivo comune. Sebbene si possa pensare che questo sia uno standard ovvio per i team, la maggior parte dei dipendenti sostiene che non lo sia. Il 63% dei dipendenti coinvolti in uno studio ha dichiarato di voler lasciare il lavoro a causa della scarsa comunicazione.

La comunicazione collaborativa dovrebbe essere considerata uno standard per tutti i team perché promuove la trasparenza e incoraggia i dipendenti a condividere apertamente le idee. Quando utilizzi strumenti di collaborazione e tattiche di comunicazione collaudate per sviluppare le capacità di collaborazione del tuo team, tutti ne beneficiano. Ecco come aiutare i tuoi dipendenti a lavorare in modo efficiente e a sentirsi soddisfatti del proprio contributo.

Mantenere collaborazione e comunicazione in un unico ambiente

Creare un flusso di lavoro efficace e collaborativo non è possibile se il tuo team utilizza documenti diversi, lavora con strumenti separati o si scontra costantemente con i silos della comunicazione. Il primo passo per promuovere una cultura della comunicazione collaborativa consiste nel definire degli standard di collaborazione.

Definire un'unica origine di riferimento

Creare e mantenere uno spazio centrale per tutti i documenti, le conoscenze e le conversazioni è fondamentale. Senza di esso, il tuo team sarà costretto a cercare nelle proprie caselle di posta, a setacciare i file e a mandarsi messaggi frenetici per chiedere aggiornamenti sull'avanzamento delle attività.

Con un'unica origine di riferimento, tutti sanno dove cercare i dettagli di un determinato progetto. L'archiviazione di tutte le conoscenze in un unico spazio incoraggia la collaborazione perché tutti possono vedere il contributo degli altri. Inoltre, quando tutti hanno accesso alle stesse informazioni, puoi intervenire direttamente in una discussione senza bisogno di cercare forsennatamente i documenti, le note delle riunioni passate e le assegnazioni dei task associati.

Collaborare a ogni ordine del giorno

Modificare i documenti assieme in tempo reale

Quando i membri del tuo team possono modificare assieme i documenti in tempo reale, la comunicazione collaborativa viene naturale. In Confluence, tutti possono vedere le modifiche evidenziate e rivedere la cronologia delle versioni, favorendo una maggiore trasparenza e un maggiore allineamento. I membri del team possono lasciare commenti in linea, mettere "mi piace" ai contributi degli altri o assegnare task taggando i colleghi in un elemento attivo.

Positività dei progetti

Per quanto possa sembrare banale, pensare in modo positivo e proiettare questa emozione può effettivamente cambiare il modo in cui il cervello reagisce alle situazioni. Nessuno ama collaborare con colleghi notoriamente negativi, ma proiettare positività può aiutare molto a promuovere la comunicazione collaborativa.

Gli autori Andrew Newberg, M.D. e Mark Robert Waldman discutono l'effetto del framing positivo e negativo nel loro libro "Words Can Change Your Brain" ("Le parole possono trasformare il cervello"). "Più ci si concentra su parole positive, più [queste] iniziano a influenzare altre aree del cervello", affermano Newberg e Waldman. "Le funzioni del lobo parietale iniziano a cambiare, modificando la percezione di sé e delle persone con cui si interagisce".

Non stiamo dicendo che aggiungere un cartello "Non preoccuparti, sii felice" in ufficio migliorerà la collaborazione, ma una comunicazione scritta positiva potrebbe sicuramente farlo. Documentare le comunicazioni in Confluence incoraggia tutti a riflettere sul modo di affrontare una conversazione.

Ad esempio, se vedi un grafico e pensi subito "Wow, che confusione", sicuramente (si spera) non scriverai una critica così severa e inutile in un documento condiviso. Potrai invece dire, "Bei colori, ma il grafico contiene molti elementi grafici che si sovrappongono e rendono difficile la lettura del testo. Potremmo lasciare più spazio libero?" In questo modo il grafico avrà un feedback costruttivo e probabilmente avrà anche una percezione più positiva di te come collega.

Anche i piccoli gesti di sostegno possono fare molto. In Confluence, i colleghi possono mettere "Mi piace" alle pagine degli altri, proprio come nei social media. Prova la sensazione di un selfie perfetto che accumula like al lavoro: metti "Mi piace" alle pagine di Confluence dei tuoi colleghi per mostrare il tuo apprezzamento e riconoscere i loro contributi.

La comunicazione collaborativa funziona solo se tutti sentono di poter condividere tranquillamente le proprie opinioni. Tutti i documenti condivisi, gli ordini del giorno collaborativi e le conversazioni pubbliche saranno molto più efficaci adottando un atteggiamento positivo.

Scegliere l'ascolto attivo per la comunicazione asincrona

Promuovere la comunicazione collaborativa con Confluence

Ricorda che il primo passo per instaurare una cultura della comunicazione collaborativa consiste nell'offrire alle persone un ambiente di collaborazione centralizzato. Se il tuo team passa continuamente da un'app di messaggistica all'altra, da uno strumento di condivisione di file all'altro e si affanna a cercare le informazioni di cui ha bisogno, non smetterai mai di scrivere e leggere "come da ultima e-mail..."

Con Confluence, la comunicazione asincrona e sincrona sono un gioco da ragazzi. Raccogli tutte le conversazioni, i documenti e i task in un unico spazio, così la tua azienda può concentrarsi sul lavoro di team invece di risolvere le difficoltà di gestione dei progetti. Collabora in modo più efficace con Confluence.