Rendi più solidi i flussi di lavoro in Confluence con le automazioni
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Per mantenere aggiornate le pagine di Confluence e allineare il tuo team è richiesto molto impegno. L'invio manuale di promemoria, l'archiviazione di contenuti meno recenti o la configurazione di pagine di progetto da zero sono operazioni che aggiungono tempo e attriti al lavoro che dovrebbe essere completato più velocemente.
Tutto questo può cambiare con l'automazione di Confluence. Con modelli intuitivi, strumenti no-code e assistenza basata sull'IA efficace, l'automazione aiuta i team a eliminare i task ripetitivi in modo che possano concentrarsi sul lavoro che conta, senza bisogno di competenze tecniche.
In un recente webinar di Atlassian, gli esperti di prodotto hanno mostrato come i team possono semplificare i flussi di lavoro utilizzando l'automazione in Confluence. Ecco i principali suggerimenti e come puoi metterli in pratica oggi stesso.
In che modo l'automazione aiuta i team a lavorare in modo più efficace
L'automazione di Confluence consente ai team di guadagnare tempo. Invece di andare alla caccia di vecchie pagine o di gestire manualmente i task, l'automazione gestisce le parti ripetitive e consente di procedere senza la necessità di follow-up costanti.
Con solo pochi clic, puoi impostare regole che si attivano in base al tempo, all'attività o alle modifiche alla pagina.
Non devi scrivere codice e non devi seguire nessuna curva di apprendimento ripida. Anche i team che non conoscono Confluence possono iniziare in pochi minuti.
Team come Rivian stanno già vedendo risultati. Automatizzando il lavoro di routine, riescono a risparmiare fino a 60 ore al mese, che possono essere dedicate alla pianificazione strategica invece che al lavoro ripetitivo.
Tieni aggiornati i contenuti e il lavoro
Man mano che i progetti si evolvono, le pagine obsolete possono accumularsi rapidamente. Questi contenuti ingombrano lo spazio e risulta più difficile trovare ciò che è rilevante. L'automazione aiuta a mantenere i contenuti ordinati e utili senza la necessità di rivedere tutto manualmente.
Ad esempio, puoi programmare una regola che viene eseguita mensilmente per identificare le pagine che non sono state aggiornate o visualizzate da sei mesi. Quando una pagina non aggiornata viene contrassegnata, l'automazione può archiviarla. Verrà inviata un'e-mail al responsabile della pagina in cui si spiega perché la pagina è stata rimossa, con un link per rivederla o ripristinarla, se necessario.
Puoi anche usare l'automazione per semplificare i task ricorrenti come le note della riunione. Quando qualcuno pubblica un documento per una riunione, Rovo, l'assistente basato sull'IA di Atlassian, può riassumere la pagina e inviarla tramite e-mail ai partecipanti. Puoi persino etichettare il documento automaticamente in base al contenuto in modo poterlo trovare più facilmente in seguito.
Suggerimento: usa etichette come "note della riunione", "bozza" o "revisione necessaria" per aiutare il tuo team a filtrare rapidamente i contenuti. Usa le regole per applicare automaticamente le etichette in base al titolo della pagina o al modello utilizzato.
Fornisci le informazioni giuste ai team giusti
Quando le scadenze si avvicinano o lo stato della pagina cambia, i team devono saperlo senza dover andare alla caccia di aggiornamenti o passare da un'app all'altra. L'automazione consente di contattare le persone giuste al momento giusto.
Ad esempio, puoi creare una regola che invii un messaggio Slack o Microsoft Teams quando un task è in scadenza o quando una pagina passa dallo stato "In corso" a "Pronta per la revisione". Questi aggiornamenti avvengono automaticamente, aiutando i team ad agire rapidamente senza cercare il contesto.
Puoi anche utilizzare l'automazione per attivare task di follow-up dopo la pubblicazione di una pagina, ad esempio assegnare a qualcuno la revisione, impostare un promemoria per aggiornarla in un secondo momento o persino inviarla a un altro team per l'approvazione.
Suggerimento: prova ad aggiungere i valori smart di Confluence per personalizzare i messaggi di notifica con nomi di pagina, autori e link in modo che i lettori abbiano il quadro completo a colpo d'occhio.
Standardizza il metodo di lavoro del tuo team
Quando i team iniziano nuovi progetti, la lavagna vuota può rallentare il lavoro. Con l'automazione puoi impostare processi strutturati che aiutano i team a procedere senza richiedere istruzioni aggiuntive.
Ad esempio, puoi creare una regola di automazione che generi un set completo di pagine, come note di avvio, un tracker dei task e un documento sugli obiettivi, ogni volta che qualcuno crea un nuovo spazio di progetto.
Questo aiuta ogni team a iniziare con le stesse basi, senza alcuna configurazione manuale.
I pulsanti smart aggiungono un ulteriore livello di struttura. Ad esempio, un modello di piano di campagna potrebbe includere un pulsante che consente di contrassegnare il piano come definitivo, inviare una notifica ai dirigenti e archiviare la bozza della versione con un solo clic.
Suggerimento: non sai cosa automatizzare prima? Identifica i task che il tuo team ripete ogni settimana, come creare pagine di avvio o taggare i documenti per la revisione. Se ripetuta per più di due volte, l'attività è un ottimo candidato per l'automazione.
Una giornata all'insegna dell'automazione: un lancio più efficace con Confluence
Nella demo del webinar, una società fittizia di logistica nel settore sanitario chiamata Vitafleet si è preparata al lancio di un nuovo prodotto: FleetFlow. Per procedere rapidamente senza prendere scorciatoie, i team dell'azienda si sono affidati all'automazione all'interno di Confluence.
Il team di marketing ha dato il via al processo aggiungendo un pulsante smart alla pagina della campagna. Con un clic, è stato possibile aggiornare lo stato, etichettare il documento come "In corso" e inviare un messaggio Slack ai collaboratori, il tutto senza uscire dalla pagina.
Nel frattempo, il team di prodotto ha utilizzato Rovo per riassumere un documento dettagliato sui requisiti del prodotto e ha condiviso i punti salienti con il team di engineering.
Niente copia-incolla o e-mail extra. Solo aggiornamenti chiari e coerenti, consegnati automaticamente.
E per evitare la confusione durante il lancio impegnativo, è stata impostata una regola ricorrente per archiviare tutti i contenuti che non venivano usati da sei mesi. Questo ha consentito di lasciare negli spazi di lavoro solo i contenuti necessari riducendo le distrazioni.
Queste automazioni sono state eseguite in background, aiutando il team a risparmiare tempo, ridurre gli errori e mantenere il lancio nei tempi previsti.
Metodi rapidi per iniziare
L'automazione è flessibile e non servono regole complesse per vedere i risultati. Ecco alcuni semplici modi per iniziare:
- Invia promemoria per aggiornare le bozze delle pagine: imposta una regola per inviare un ping ai responsabili delle pagine se una bozza non viene aggiornata da due settimane.
- Tagga automaticamente i contenuti per i team interni: quando una pagina viene pubblicata in un determinato spazio, aggiungi automaticamente etichette specifiche del team come "Marketing" o "Assistenza".
- Semplifica i documenti di onboarding: quando arriva un nuovo membro del team, genera una checklist di passaggi e risorse di onboarding da esaminare.
- Invia una notifica a un coordinatore del progetto quando gli obiettivi vengono aggiornati: quando una pagina taggata con gli obiettivi del team viene modificata, attiva un aggiornamento Slack o tramite e-mail.
- Programma revisioni trimestrali dei contenuti: crea una regola che ricordi ai responsabili delle pagine di rivedere i documenti chiave ogni 90 giorni, aiutando i team a mantenere aggiornati i contenuti senza controlli manuali.
Queste idee non solo fanno risparmiare tempo, ma creano slancio. Più automatizzi, più i flussi di lavoro saranno coerenti, permettendo al tuo team di concentrarsi sugli obiettivi generali.
Inizia ad automatizzare in Confluence
L'automazione di Confluence aiuta il tuo team a lavorare in modo più efficace, a mantenere tutto organizzato e a concentrarsi su ciò che conta di più. Che tu stia gestendo un progetto interfunzionale o tenendo aggiornata la documentazione, l'automazione si occupa dei task ripetitivi che quindi non dovranno essere eseguiti dal tuo team.
È facile iniziare, anche se usi per la prima volta Confluence. Usa modelli, pulsanti smart e strumenti basati sull'IA per creare flussi di lavoro migliori, senza scrivere una sola riga di codice.
È tutto pronto per provare Opsgenie? Iscriviti a Confluence e inizia a creare flussi di lavoro più smart e veloci con l'automazione.