Semplifica la gestione dei contenuti con i database Confluence
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Tutti i team di contenuti devono affrontare un problema comune: due versioni dello stesso documento create in luoghi diversi. Una risiede su un drive condiviso, l'altra in Confluence. Nessuna delle due è aggiornata. Le scadenze incombono, le revisioni sono ferme e il file corretto è nascosto in un thread che nessuno riesce a trovare.
Senza un sistema chiaro per l'organizzazione e la gestione dei contenuti, la produttività ne risente e i team non sono sincronizzati.
I database Confluence offrono un unico hub strutturato per gestire il lavoro, condividere gli aggiornamenti e mantenere tutto connesso. In questo articolo viene mostrato come usarli per centralizzare i contenuti e far procedere i progetti.
Cosa sono i database di Confluence?
Un database Confluence è una tabella strutturata che memorizza e collega le informazioni. Ogni colonna utilizza un tipo di campo specifico, ad esempio tag, utente o data, per mantenere le informazioni coerenti e gestibili.
Ogni riga del database può essere utilizzata per rappresentare una pagina di Confluence e i relativi metadati, centralizzando i contenuti e riducendo la necessità di scavare tra le cartelle o passare da una scheda all'altra. Ad esempio, quando si crea un post del blog, un team può aggiungere una nuova voce del database in cui si assegna un autore, si imposta una scadenza per la bozza e si collega la bozza della pagina. Man mano che il post passa attraverso le fasi di revisione, il team aggiorna il campo di stato della pagina per riflettere l'avanzamento, mantenendo tutti allineati.
Per i team di contenuti che si destreggiano tra più progetti, i database forniscono un'origine di riferimento affidabile, facile da aggiornare e condividere.
Riunisci tutti i contenuti in un unico posto
Inizia a creare il tuo repository di contenuti importando i dati in blocco. Se stai già usando Jira o Confluence, connettiti direttamente a questi strumenti per eseguire un pull nelle pagine o nei ticket. Oppure, se parti da un foglio di calcolo, carica un file CSV.
I database consentono agli utenti di riunire il proprio lavoro in un posto centrale dove lavorano già, invece di tenere traccia del lavoro in strumenti separati. Ad esempio, un responsabile di contenuti che lancia una campagna nel proprio spazio Confluence potrebbe importare i ticket di Jira che tengono traccia di brief, risorse creative e scadenze. Dopo l'importazione, le voci vengono organizzate con campi, come responsabile e data di pubblicazione, semplificando così l'assegnazione e il monitoraggio dell'avanzamento in un unico posto.
Puoi anche costruire il database manualmente. Usa il campo del link alla pagina per cercare e collegare le pagine Confluence esistenti. Usa poi il campo dei dettagli del link alla pagina per eseguire il pull dei metadati come titolo, responsabile e data dell'ultimo aggiornamento dai link alla pagina per scansionare facilmente e immediatamente i dettagli chiave. Un coordinatore dei contenuti potrebbe collegare le bozze dei blog attivi e tenere traccia dei compiti assegnati ai revisori in un unico posto.
Devi iniziare da zero? Crea nuove pagine Confluence direttamente dal database.
Crea sistemi ripetibili
Risparmia tempo e migliora la coerenza trasformando il tuo database in un modello riutilizzabile. Dopo aver definito una struttura funzionante, ad esempio viste o campi preferiti, usala come punto di partenza per campagne o cicli di pubblicazione futuri.
Organizza i contenuti in modo chiaro e coerente
Una struttura solida mantiene i contenuti gestibili. I database Confluence utilizzano tipi di campo definiti per aiutare il tuo team a lavorare in modo coerente su tutti i progetti.
Ogni colonna del database può essere impostata su un tipo specifico: testo, immagini, date, tag, utenti e altro. Per standardizzare le voci e migliorare la chiarezza, usa gli elementi seguenti:
- Tag per raggruppare i contenuti per tema, pubblico o regione
- Stato della pagina per monitorare lo stato dei contenuti
- Campi di data per le tempistiche di pubblicazione
- Campi utente per assegnare la responsabilità
Questa struttura mantiene i team allineati e riduce gli scambi di informazioni. Invece di consultare i colleghi del team per gli aggiornamenti, tutti possono controllare il database per vedere a che punto si trova il lavoro.
Esempio: un team di marketing che gestisce le newsletter in cinque regioni potrebbe utilizzare i tag della lingua e assegnare revisori locali tramite i campi utente o creare visualizzazioni basate sulla lingua utilizzando i filtri sui tag.
Consenti di trovare i contenuti in modo semplice e accedi a informazioni sempre aggiornate
Una volta impostato il database, è semplice avere informazioni sempre aggiornate.
Usa i filtri per restringere la visualizzazione per stato, responsabile o tipo di contenuto. Ad esempio, un responsabile dei contenuti potrebbe filtrare le voci con stato "In revisione" per prepararsi alla verifica settimanale del team, quindi ordinarli per data di pubblicazione in modo da dare priorità a ciò che è in scadenza a breve. Ti serve qualcosa di specifico? Usa l'icona di ricerca nei database per trovare rapidamente una voce.
Quando devi apportare aggiornamenti a metadati critici, non è necessario aprire ogni pagina. Apporta le modifiche direttamente nel database e i dati saranno sincronizzati in tempo reale nei campi di stato e delle etichette della pagina.
Personalizza la visualizzazione dei contenuti per il tuo team
Per ogni progetto sono necessari modi diversi di visualizzare il lavoro. I layout dei database Confluence offrono opzioni di layout flessibili che aiutano ogni team a concentrarsi sui dettagli che contano di più.
Usa il layout tabella per scansionare serie di voci di grandi dimensioni e tenere traccia dei metadati chiave, come reparto e stato.
Il layout a schede è utile quando si evidenzia il lavoro visivamente o si esamina una serie di risorse creative.
E per i team che gestiscono i contenuti per fasi, il layout basato sulle board consente di trascinare le voci nelle colonne, come "Da fare", "In corso", "In revisione" e "Fatto", per mostrare la situazione del lavoro.
Questi layout offrono ai team la libertà di lavorare nel modo che preferiscono. Un responsabile dei contenuti potrebbe affidarsi alla vista Tabella per pianificare le scadenze imminenti, mentre un team creativo potrebbe preferire la visualizzazione a schede per scansionare il lavoro assegnato. Per i flussi di lavoro delle campagne, la visualizzazione board aiuta a tenere traccia dei progressi settimana per settimana senza cambiare strumento.
Ogni visualizzazione può essere incorporata nelle pagine Confluence e rimane sincronizzata automaticamente. Tutti gli aggiornamenti, come le modifiche allo stato o alle scadenze, si riflettono ovunque la visualizzazione sia incorporata. Non è necessario ricreare report o duplicare i dati per team diversi.
Come vengono utilizzati i database Confluence dai team addetti ai contenuti
I responsabili dei contenuti utilizzano i database per tenere traccia dei brief delle campagne dall'inizio alla fine. Gli scrittori monitorano i compiti assegnati e lo stato delle modifiche a colpo d'occhio. I coordinatori regionali organizzano le newsletter per lingua e pubblico e creano visualizzazioni salvate su misura per ogni regione o pubblico. A prescindere dal tuo modo di lavorare, i database offrono al tuo team un posto che permette di tenere tutti allineati e di avere tutto sotto controllo.
Collega i contenuti al contesto con i link intelligenti
La maggior parte dei contenuti non vive isolata. I database Confluence consentono di incorporare e visualizzare in anteprima i file esterni, semplificando il riferimento a task e risorse da tutto il tuo stack di strumenti.
Usa i link intelligenti per aggiungere anteprime in tempo reale dei contenuti dagli strumenti Atlassian o da piattaforme di terze parti come Google Drive o Figma. Basta incollare un link in un campo Link intelligente per incorporarlo durante la configurazione.
Ad esempio, durante l'aggiornamento di un sito, un team addetto ai contenuti potrebbe collegare ogni post del blog al relativo ticket di assistenza Jira e al mockup Figma corrispondenti. Gli editor possono vedere sia i contenuti che gli aggiornamenti visivi in un unico posto e i revisori possono accedere ai file finali senza dover eseguire lunge ricerche.
Questo tipo di connessione riduce i ritardi e i problemi di comunicazione. Tutti vedono lo stato, i file e i feedback più recenti dalla posizione in cui stanno già lavorando.
Un modo più semplice per gestire i contenuti su larga scala
I database Confluence offrono ai team addetti ai contenuti un modo strutturato e flessibile per gestire il lavoro in un unico spazio connesso. Tieni traccia della responsabilità, aggiorna gli stati e gestisci le scadenze, il tutto senza passare da una pagina all'altra o da uno strumento all'altro.
Indipendentemente da quello che fai, ad esempio coordinare una campagna o gestire una libreria di contenuti globale, i database mantengono i contenuti in movimento e i team allineati.
Inizia oggi stesso a creare il tuo primo hub di contenuti pronto per la campagna in Confluence.