O que são equipes de projeto? Como montar um grupo de alto desempenho

Principais conclusões

• As equipes de projeto são grupos criados para atingir metas específicas em um cronograma definido, incluindo a combinação certa de habilidades, funções e comunicação para realizar o trabalho.

• Toda equipe de projeto inclui determinadas funções essenciais: gerente e patrocinador de projeto, especialistas e partes interessadas.

• A estrutura da equipe é importante. Seja ela baseada em projeto, funcional ou matricial, cada opção serve para diferentes tipos de trabalho e contextos organizacionais. Escolher a estrutura certa ajuda a simplificar a execução.

• Criar uma equipe de alto desempenho começa com a definição do escopo e das metas. Depois, você determina as habilidades e funções necessárias para alcançar esses objetivos antes de designar os profissionais.

• Com ferramentas como o Jira, Confluence e Loom, as equipes de projeto continuam alinhadas, acompanham o progresso e se comunicam com eficiência desde o primeiro dia até o encerramento.

Trabalhar em projetos é algo que sempre acontece, como no lançamento de produtos, melhoria de processos, iniciativas em toda a empresa e campanhas multifuncionais. 

Mas não importa se uma meta foi bem definida: é muito raro que um projeto sem a equipe certa por trás dele saia como planejado.  As pessoas que você recruta, as funções atribuídas e a configuração das comunicações têm um impacto direto no cronograma do projeto.

O que é uma equipe de projeto? 

Este guia explica o que são as equipes de projeto, as funções que elas costumam incluir, as estruturas mais comuns e um processo prático de cinco etapas para criar uma equipe que tenha tudo para dar certo. 

Seja para gerenciar seu primeiro projeto ou aprimorar a abordagem, aqui você vai encontrar uma estrutura que vale a pena usar.

O que são equipes de projeto?

Equipes de projeto são grupos de pessoas que trabalham para alcançar metas específicas dentro de um cronograma definido. Ao contrário das equipes permanentes que lidam com o trabalho contínuo, as de projeto são destinadas a uma meta definida. 

Depois de alcançar a meta, a equipe é encerrada ou muda o foco para algo novo. O que diferencia uma equipe de projeto funcional de um grupo de pessoas que apenas executa tarefas é a combinação de habilidades certas, funções definidas com clareza e comunicação aberta. 

Quando esses três elementos funcionam juntos, as equipes de projeto têm agilidade, lidam com obstáculos e entregam resultados que uma única pessoa ou um grupo desorganizado não conseguiria alcançar.

Vale a pena entender o quanto antes o que é uma equipe de projeto e como ela é formada, porque as decisões que você toma antes de iniciar o trabalho têm um impacto enorme na forma como ele acontece de verdade.

Quais são as típicas funções em uma equipe de projeto e quais são suas responsabilidades?

A maioria das equipes de projeto inclui uma combinação de pessoas que ocupam posições de liderança, de execução e de interesse nos resultados. Cada função tem responsabilidades específicas, e entender como elas se conectam ajuda todo mundo a continuar dedicado ao trabalho. 

Confira as funções que você costuma encontrar em uma equipe de projeto:

Gerente ou líder do projeto

O gerente do projeto conduz o trabalho e fica responsável por respeitar o prazo. Essa pessoa cuida da logística, como preparação, acompanhamento, priorização, planejamento de capacidade e processamento de dependências upstream e downstream. 

As responsabilidades do gerente de projetos

• Recrutar especialistas e outros colaboradores

• Criar um roteiro, definir marcos e fazer o planejamento semanal detalhado

• Atribuir proprietários a cada tarefa

• Fazer reuniões (brainstorming, retrospectivas, planejamento etc.)

• Comunicar o progresso às partes interessadas e ao patrocinador do projeto

Patrocinador do projeto

O patrocinador do projeto ocupa uma posição alta no organograma e costuma ter a palavra final em relação ao cronograma, orçamento e outros recursos alocados para o trabalho.

Responsabilidades do patrocinador do projeto

• Aprovar medidas de sucesso e outras metas do projeto

• Aprovar alterações no orçamento e escopo do projeto

• Promover o projeto entre a equipe executiva

• Assumir a responsabilidade pelo sucesso geral do projeto

Especialistas

Pessoas que colocam a mão na massa e realizam o trabalho. Cada uma delas precisa ter uma habilidade exclusiva para compartilhar, e as responsabilidades específicas vão variar de acordo com isso. 

Responsabilidades dos especialistas

• Executar tarefas

• Comunicar bloqueadores e outros problemas ao líder do projeto

• Comunicar o progresso com os outros membros da equipe

• Assumir um papel ativo no aprimoramento dos fluxos de trabalho da equipe e de outras práticas de colaboração

Partes interessadas

Embora não sejam membros da equipe principal do projeto, essas pessoas contam com você porque o projeto afeta o trabalho delas de alguma forma.

Responsabilidades das partes interessadas

• Ficar por dentro das novidades que o líder e patrocinador do projeto compartilham

• Levantar questões com antecedência (enquanto elas ainda podem ser resolvidas com facilidade)

Tipos de estruturas de equipe de projeto e quando usar

Nem todas as equipes de projeto são criadas da mesma maneira. É importante que a estrutura escolhida tenha a ver com as operações da sua organização, a duração do projeto e o nível de envolvimento dos membros da equipe. 

Cada estrutura tem vantagens e desvantagens, e não há uma que sirva para todos os casos. Confira os três tipos mais comuns:

Estrutura de equipe baseada em projeto

Com uma estrutura baseada em projeto, a equipe tem o foco exclusivo no projeto e chega ao fim após a conclusão dele. Todos se dedicam a essa única iniciativa durante o período definido, o que costuma aumentar a concentração e acelerar a tomada de decisões. 

Essa estrutura funciona bem em projetos grandes e complexos, em que o comprometimento em tempo integral é necessário e retirar as pessoas das suas áreas por um tempo faz sentido.

Estrutura funcional de equipe de projeto

Em uma estrutura funcional, as equipes são organizadas por departamento ou área de habilidade, com o trabalho sendo definido com base nas responsabilidades usuais dos membros.

Uma equipe de marketing pode assumir um projeto de campanha e um departamento de engenharia pode cuidar de um build de produto. Isso significa que cada grupo contribui dentro da sua própria função atual. 

Essa estrutura é ideal quando o projeto se enquadra em uma área do negócio e não exige o envolvimento contínuo de várias funções ao mesmo tempo.

Estrutura de equipe de projeto baseada em matriz

Uma estrutura matricial é uma abordagem híbrida, em que os membros da equipe ficam subordinados a um gerente funcional e a um gerente de projeto ao mesmo tempo. Assim, as organizações podem aproveitar o conhecimento especializado de diferentes departamentos sem reatribuir as pessoas por completo. 

Essa estrutura é comum nas organizações maiores que realizam vários projetos ao mesmo tempo. Porém, ela exige comunicação clara e prioridades bem definidas para evitar o conflito de demandas no trabalho das pessoas.

Como criar uma equipe de projeto de alto desempenho em cinco etapas

Criar uma equipe de projeto não é só ocupar os espaços. As melhores equipes são criadas com uma finalidade, começando pelo que o projeto precisa de verdade e trabalhando de trás para frente a partir daí. 

Veja como fazer isso em cinco etapas:

Etapa 1: defina o escopo, metas e critérios de sucesso do projeto

Antes de escolher as pessoas certas, você precisa entender o que quer alcançar. Documente os objetivos do projeto, entregáveis e métricas de sucesso para que toda a equipe tenha uma noção comum do que é trabalho concluído. 

No Jira, você pode dividir o trabalho com a IA para transformar essas metas em tarefas e marcos práticos. Isso oferece a todos uma visão clara do escopo desde o primeiro dia. Nesta etapa, definir um bom plano de projeto também contribui para um melhor planejamento estratégico em toda a organização.

Etapa 2: identifique as funções e habilidades necessárias

Com o escopo definido, determine as habilidades necessárias para entregar cada parte do projeto e identifique as defasagens que podem exigir treinamento ou suporte externo. 

Use o template de gráfico RACI para definir as funções e responsabilidades, esclarecendo as pessoas responsáveis e os membros que devem ser consultados e informados em cada etapa. Ter essa clareza com antecedência economiza uma boa quantidade de tempo das idas e vindas quando o trabalho está em andamento.

Botão do gráfico RACI: template do Confluence

Etapa 3: equilibre conhecimento e disponibilidade

Escolha as pessoas que têm a experiência adequada e a capacidade real de contribuir. Um membro da equipe que já está sobrecarregado com três outros projetos não vai conseguir dar conta de mais um. 

Acompanhe a disponibilidade e as atribuições dos membros nos planos do Jira para evitar sobrecargas e ter uma visão realista do que a equipe pode assumir. Também aproveite a oportunidade para identificar se você precisa de um proprietário de projeto dedicado para ser uma autoridade na tomada de decisões em fluxos de trabalho específicos.

Etapa 4: atribua responsabilidades claras para evitar conflitos

Depois de definir a equipe, documente a função e as responsabilidades de cada membro no Confluence para evitar ambiguidades. Quando todos sabem quais são e não são suas responsabilidades, isso diminui o trabalho repetido.

Esclarecer as responsabilidades também evita falhas na transferência de tarefas e mantêm o projeto em andamento. Não corra o risco de precisar fazer verificações constantes para saber quem está fazendo o quê.

Etapa 5: alinhe a comunicação da equipe para se concentrar na execução

Defina expectativas claras sobre como a equipe vai compartilhar atualizações, realizar reuniões e usar ferramentas de colaboração. Um PMO ou líder do projeto pode estabelecer essas normas desde o início e fazer modificações à medida que o projeto evolui. 

Grave tutoriais e instruções no Loom para dar suporte à comunicação assíncrona. Isso é muito útil para as equipes distribuídas ou qualquer pessoa que chegue no meio do projeto e precise se atualizar com rapidez.

Defina o ritmo do projeto com a equipe certa desde o primeiro dia

Uma boa equipe no gerenciamento de projetos não é obra do acaso. Tudo começa com objetivos claros, funções que todos entendem e uma abordagem de comunicação que mantém o andamento do trabalho entre as reuniões. 

Quando você avalia qual deve ser o objetivo da equipe antes de começar a montar uma, isso facilita o gerenciamento de todo o projeto. A diferença entre projetos paralisados e entregues é ter a estrutura certa desde o início.

Acompanhe o progresso no Jira, documente decisões no Confluence e compartilhe atualizações importantes pelo Loom para manter sua equipe alinhada do início ao fim.