Benefícios do gerenciamento de projetos na nuvem. Motivos para migrar

Principais conclusões:

• O gerenciamento de projetos na nuvem ultrapassa as barreiras da localização, permitindo a colaboração da equipe em tempo real.

• Oferece acesso seguro baseado em funções em todos os dispositivos sem exigir infraestrutura de TI complexa. 

• Conforme sua equipe cresce, as soluções na nuvem se expandem para abranger mais usuários e projetos sem gerar despesas técnicas altas. 

• Líderes e partes interessadas veem o status, desempenho e progresso do projeto em um só lugar em todas as iniciativas. 

• As atualizações automáticas e as melhorias na segurança reduzem a carga de trabalho da TI, mantendo suas ferramentas atualizadas e protegidas. 

Gerenciar projetos se resumia a escolher entre planilhas dispersas, softwares de desktop rígidos ou sistemas locais caros que exigiam suporte de TI. Agora, o gerenciamento de projetos na nuvem oferece às equipes um espaço de trabalho centralizado que pode ser acessado de qualquer lugar.

Essas soluções oferecem atualizações automáticas e recursos integrados de colaboração em projetos que ajudam de verdade no trabalho diário. As equipes modernas precisam de ferramentas que acompanhem seu ritmo de trabalho, que envolve diversos fusos horários, diferentes dispositivos e mudanças constantes nas prioridades.

As plataformas na nuvem trazem essa flexibilidade, dando a todos acesso às mesmas informações em tempo real sem abrir mão da segurança. Neste guia, vamos abordar o diferencial das ferramentas de gerenciamento de projetos na nuvem, por que as equipes estão migrando para essa opção e como escolher a plataforma certa.

O que é gestão de projetos baseada na nuvem?

Softwares de gerenciamento de projetos na nuvem são hospedados em servidores remotos que as equipes acessam pela internet, em vez de programas instalados nos computadores da equipe ou servidores no local. Por eles estarem na nuvem, é possível acessar suas ferramentas de gerenciamento de projetos em qualquer dispositivo conectado à Internet.

Esta abordagem é muito diferente dos sistemas tradicionais locais, em que as empresas precisavam comprar, instalar e manter seu próprio hardware e software. Também é um grande avanço em relação aos fluxos de trabalho manuais, que dependem de threads de e-mail, drives compartilhados e planilhas desconectadas.

Ferramentas de gerenciamento de projetos na nuvem funcionam como um hub centralizado para todas as atividades do projeto. As atualizações acontecem em tempo real, todos veem as mesmas informações, e a colaboração não depende de os funcionários estarem no mesmo prédio ou país.

A infraestrutura da nuvem cuida dos detalhes técnicos como segurança, backups, atualizações e desempenho, para que sua equipe possa focar no trabalho em si.

Cinco benefícios de migrar para o gerenciamento de projetos na nuvem

Migrar para soluções de gerenciamento de projetos na nuvem melhora a forma como as equipes planejam, coordenam e entregam o trabalho. As plataformas na nuvem são ótimas em conectar pessoas, processos e informações, mas você sabia que elas também economizam dinheiro?

O relatório State of the Cloud Report da IDC e da Flexera descobriu que a economia média de custos das organizações ao migrar para a nuvem pública pode variar entre 15% e 50%. Além dos benefícios monetários, há algumas razões específicas pelas quais as organizações estão migrando para soluções de gerenciamento de projetos na nuvem:

1. Colaboração de qualquer lugar

Ferramentas de gerenciamento de projetos na nuvem permitem colaboração em tempo real, não importa onde os membros da equipe estejam. Quando alguém atualiza uma tarefa, adiciona um comentário ou altera um prazo, todos veem na mesma hora.

Não é preciso esperar os arquivos sincronizarem nem se preocupar com conflitos de versão. 

Essa funcionalidade é essencial para equipes remotas e híbridas. Um desenvolvedor em Seattle pode revisar o trabalho de um designer em Londres enquanto um gerente de projetos em Austin acompanha o progresso, tudo na mesma plataforma.

Os membros da equipe podem participar de discussões, compartilhar atualizações e coordenar o trabalho sem a dor de cabeça de ferramentas dispersas e informações atrasadas. 

2. Acesso seguro a projetos em qualquer dispositivo

A segurança não precisa ser complexa. As soluções de gerenciamento de projetos na nuvem oferecem controles de acesso baseados em funções que protegem informações confidenciais e as disponibilizam quando e onde as equipes precisam.

Os membros da equipe podem acessar projetos com segurança usando laptops, tablets ou celulares sem precisar de conexões VPN ou processos de autenticação complicados. Essa flexibilidade é essencial quando o trabalho vai além de um escritório. 

Assim, o pessoal de TI, de segurança ou até mesmo líderes de equipe podem acompanhar o quanto os membros estão usando o software na nuvem. Com a ferramenta certa de gerenciamento de projetos na nuvem, você tem controles de segurança internos como criptografia, autenticação e gerenciamento de acesso. 

3. Dimensionamento de ferramentas sem esforço conforme a equipe cresce

Organizações mudam: equipes crescem, projetos ficam mais complexos e cargas de trabalho aumentam.

As plataformas na nuvem são feitas para crescer com a sua empresa. Adicionar usuários, criar novos projetos e aumentar a capacidade não exigem a compra de novos hardwares, upgrade de servidores ou planejamento extenso de TI.

Para dar suporte a mais membros da equipe ou assumir iniciativas maiores, basta ajustar seu plano. A infraestrutura é dimensionada para lidar com a carga adicional sem que você precise fazer nada.

Essa flexibilidade é essencial para empresas em expansão que não sabem ao certo quando vão precisar de mais capacidade ou como vai ser a estrutura da equipe em seis meses.

4. Visibilidade centralizada do trabalho e do desempenho

Com informações espalhadas, fica difícil saber ao certo o que está acontecendo nos projetos. Por isso, plataformas de gerenciamento de projetos na nuvem criam uma única fonte de informações.

Isso permite que líderes de projeto, PMOs e partes interessadas vejam o status em tempo real, acompanhem métricas de desempenho e identifiquem possíveis problemas antes que se agravem. Nada de compilar relatórios de status de várias fontes nem ficar correndo atrás de atualizações por e-mail.

As soluções na nuvem oferecem aos líderes acesso a painéis que mostram o progresso de todas as iniciativas. Essa visibilidade ajuda na alocação de recursos, no gerenciamento de prazos e no planejamento estratégico.

Quando todos trabalham com as mesmas informações, as prioridades permanecem alinhadas e as decisões são mais embasadas.

5. Menos manutenção graças a atualizações automáticas e segurança

O software tradicional exige correções, atualizações e verificações de segurança constantes. Com o gerenciamento de projetos na nuvem, você não precisa se preocupar com nada disso porque a manutenção, as atualizações e a segurança são automáticas.

Sua equipe tem sempre os recursos mais recentes, sem tempo de inatividade. As correções de segurança são implantadas assim que disponíveis, e as melhorias de desempenho acontecem em segundo plano sem necessidade de intervenção da TI.

Você vai notar uma grande diferença na adoção quando liberar sua equipe de TI para focar na estratégia, não na manutenção. Equipes menores desfrutam de segurança e confiabilidade de nível empresarial, sem complicação.

Principais funções do software de gerenciamento de projetos com base na nuvem

Ferramentas eficazes de gerenciamento de projetos baseadas na nuvem compartilham vários recursos essenciais que ajudam as equipes a se manterem organizadas, responsáveis e alinhadas. Essas funções trabalham juntas para viabilizar o modo de operação real das equipes.

• Acompanhamento e gerenciamento de tarefas: as equipes precisam de maneiras claras para criar, atribuir e monitorar tarefas individuais e trabalhos maiores. Isso inclui definir prioridades, estabelecer dependências e acompanhar o progresso para garantir que as equipes cumpram prazos críticos.

• Colaboração em tempo real: espaços de trabalho compartilhados, sistemas de comentários e atualizações ao vivo mantêm todos em sintonia. Os membros da equipe podem discutir o trabalho, compartilhar feedbacks e coordenar atividades sem precisar alternar entre várias ferramentas.

• Automação: tarefas repetitivas como atualizações de status, notificações e atribuições de rotina podem ser automatizadas com base em acionadores e regras que você define. Ferramentas como a automação do Jira lidam com esses processos sem complexidades em plano de fundo, reduzindo o trabalho manual e garantindo consistência entre projetos.

• Relatórios e dados de análise: painéis e relatórios fornecem insights sobre a integridade do projeto, desempenho da equipe e progresso em direção às metas. Os líderes podem identificar gargalos, acompanhar a velocidade e tomar decisões baseadas em dados com informações em tempo real.

• Integrações: as plataformas em nuvem se conectam com as outras ferramentas que sua equipe já usa, incluindo aplicativos de comunicação, ferramentas de design, ambientes de desenvolvimento e sistemas empresariais. Essa conectividade reduz a mudança de contexto e mantém as informações fluindo sem problemas.

O Jira inclui funções abrangentes para diferentes estilos de trabalho: quadros para fluxos de trabalho Scrum e Kanban, cronogramas para rastreamento de projetos, backlogs para gerenciar trabalho futuro ou estruturas analíticas do trabalho para organizar iniciativas complexas.

Além disso, você pode rastrear itens em todos os tipos de tickets e capacitar equipes ágeis com gerenciamento de sprints. As funções de IA do Jira aprimoram ainda mais esses recursos ao ajudar as equipes a trabalharem melhor, com sugestões inteligentes e automação.

Como escolher a plataforma ideal de gerenciamento de projetos baseada em nuvem

Nem todas as plataformas de gerenciamento de projetos baseadas na nuvem funcionam da mesma forma ou atendem às mesmas necessidades. O tamanho da sua equipe, a complexidade do projeto, os processos existentes e os planos de crescimento influenciam sua decisão.

Em vez de dificultar o processo, considere estes requisitos para encontrar a solução ideal:

Determine as necessidades da sua equipe e a complexidade do projeto

Comece observando o que sua equipe faz de fato no dia a dia. Você está gerenciando listas simples de tarefas ou coordenando vários fluxos de trabalho com dependências?

Ferramentas leves, como o Trello, funcionam bem se sua equipe gerencia projetos diretos com dependências mínimas.

Para organizações que gerenciam iniciativas complexas em vários departamentos ou planejam crescimento a longo prazo, plataformas mais robustas como o Jira oferecem os recursos que você precisa. 

Escolha uma plataforma que se alinhe aos processos de planejamento da sua equipe

Seu fluxo de trabalho é importante. Algumas equipes fazem lançamentos contínuos e ajustam prioridades toda semana, enquanto outras trabalham por fases estruturadas com entregas claras.

O ciclo de vida do projeto em ambientes ágeis precisa de flexibilidade e adaptação rápida. Plataformas como o Jira são criadas para trabalhos iterativos e ágeis, em que as equipes focam na entrega contínua e na priorização. 

Analise dados para relatórios e insights em tempo real

Sua equipe de liderança pede atualizações de status toda semana? As partes interessadas precisam verificar o progresso por conta própria em vez de esperar pelos relatórios?

Quando relatórios detalhados e rastreamento de desempenho são essenciais, plataformas como o Jira oferecem a profundidade de análises que você precisa. 

Leve em conta a flexibilidade e a integração com seus sistemas atuais

Seu escopo do projeto e necessidades vão mudar. Procure plataformas que possam crescer com você e se conectar às ferramentas que você já usa. 

Plataformas como o Jira funcionam bem para equipes que precisam de personalização com integrações a softwares populares como o Slack, Google Sheets, Optimizely, Microsoft Teams e muitos outros. 

Procure funções de colaboração como painéis compartilhados

Os membros da equipe podem ver as atualizações em tempo real? Eles podem deixar comentários direto nas tarefas? Habilidades fortes em gerenciamento de projetos incluem manter as equipes conectadas e as informações fluindo sem problemas. 

O Jira oferece funções abrangentes de colaboração, incluindo painéis personalizáveis, comentários em tickets, menções para incluir pessoas nas conversas e visualizações integradas que mostram como tarefas individuais se conectam a objetivos maiores.

Configure projetos com facilidade pelo gerenciamento de projetos baseado na nuvem do Jira

O Jira é uma solução poderosa, escalável e preparada para o futuro para equipes que precisam de mais do que apenas rastreamento básico de tarefas. Seja para gerenciar desenvolvimento de software, campanhas de marketing, lançamentos de produtos ou iniciativas multifuncionais, o Jira se adapta para dar suporte ao seu fluxo de trabalho específico.

Esta ferramenta cresce conforme suas necessidades evoluem e resolve problemas reais que suas equipes enfrentam no planejamento, execução e entrega.

Equipes que usam o Jira têm acesso a software gratuito de gerenciamento de projetos que dimensiona sem problemas conforme os requisitos crescem, sem exigir uma reimplementação completa ou forçar as equipes a aprenderem sistemas novos.

Baixe o Jira grátis