Projektbeschaffungsmanagement und wichtige Prozesse erklärt

Die wichtigsten Punkte

• Das Beschaffungsmanagement im Projektkontext ist der systematische Prozess zur Identifizierung, Beschaffung und Verwaltung externer Güter oder Dienstleistungen, die für ein Projekt benötigt werden.

• Das Framework umfasst vier Hauptphasen: Planung, Durchführung, Steuerung und Abschluss von Beschaffungsprozessen, um die Abstimmung mit den Anbietern sicherzustellen.

• Eine effektive Beschaffung unterstützt den Gesamtumfang und das Budget des Projekts, indem klare Anforderungen und objektive Auswahlkriterien festgelegt werden.

• Projektmanager fungieren als zentrales Bindeglied zwischen internen Stakeholdern, Finanzteams und externen Lieferanten, um die Leistung aufrechtzuerhalten.

• Der Einsatz zentraler Tools wie Jira hilft Teams dabei, Meilensteine zu verfolgen und Genehmigungsabläufe zu automatisieren, was zu mehr Transparenz und einer Risikominimierung führt.

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, bedarf es oft mehr als nur interner Kompetenzen und Ressourcen. Die meisten komplexen Projekte sind auch auf Lieferanten, spezialisierte Berater oder bestimmte Hard- und Software angewiesen, um ihr Ziel zu erreichen.

Diese externen Beziehungen müssen sorgfältig gepflegt und verwaltet werden. Ein strukturierter Ansatz stellt sicher, dass jeder Kauf einen Mehrwert schafft, ohne unnötige Risiken einzugehen.

Dieser Leitfaden befasst sich mit den wesentlichen Projektmanagement-Phasen bei der Beschaffung, der erforderlichen Dokumentation sowie der Frage, wie die Rechenschaftspflicht während des gesamten Lieferantenzyklus gewährleistet werden kann.

Was versteht man bei Projekten unter "Beschaffungsmanagement"?

Das Beschaffungsmanagement im Projektkontext ist das Framework, das zur Steuerung der Beziehungen zu externen Lieferanten verwendet wird. Dies umfasst jeden Schritt des Prozesses, vom Moment an, in dem ein Team erkennt, dass es externe Ressourcen benötigt, bis hin zur endgültigen Zahlung und dem Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten.

Indem sie einen standardisierten Prozess befolgen, stellen Teams sicher, dass extern zugekaufte Leistungen dem Projektumfang, Budget und Zeitplan entsprechen. Klare Strukturen helfen, häufige Fallstricke wie Scope Creep oder unerwartete Kosten zu vermeiden, die entstehen, wenn Anbietervereinbarungen nicht eindeutig formuliert sind.

Das Beschaffungsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus einer Beschaffung. In diesem fortwährenden Kreislauf wiederholen sich die Planung von Anschaffungen, die Auswahl der richtigen Partner, die Überwachung ihrer Arbeit und die Überprüfung, ob alle Verpflichtungen vor Projektende erfüllt wurden.

Welche Rolle spielt der Projektmanager im Beschaffungsmanagement?

Der Projektmanager fungiert als Bindeglied zwischen den Projektanforderungen und den externen Anbietern, die Lösungen bereitstellen. Auch wenn der Projektmanager vielleicht nicht jeden Scheck persönlich unterzeichnet, stellt er sicher, dass die Beschaffungsstrategie den gesamten Projektplan unterstützt.

Projektmanager (PM) überwachen die Leistung der Anbieter, um sicherzustellen, dass Meilensteine eingehalten und Qualitätsstandards gewahrt werden. Sie arbeiten eng mit funktionsübergreifenden Teams wie der Rechts- und der Beschaffungsabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass jeder Vertrag den Unternehmensstandards und den lokalen Vorschriften entspricht.

Auch Stakeholder und Finanzierungspartner spielen in diesem Ökosystem eine entscheidende Rolle. Sie geben Finanzmittel frei und stellen sicher, dass die ausgewählten Anbieter eine sinnvolle Investition im Hinblick auf die langfristigen Ziele des Unternehmens sind.

Was sind die wichtigsten Prozesse im Projektbeschaffungsmanagement?

Ein standardisierter Beschaffungsprozess umfasst vier Phasen: Planung, Durchführung, Steuerung und Abschluss. Diese Phasen bilden ein standardisiertes Framework, mit dem Teams komplexe Aufgaben bewältigen und finanzielle oder operative Risiken reduzieren können.

Werden die Phasen korrekt umgesetzt, entsteht ein transparentes Arbeitsumfeld, in dem alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten kennen. 

Diese Vorhersagbarkeit hilft dem Team, Veränderungen effizient zu bewältigen, und stellt sicher, dass externe Partner in den internen Workflow eingebunden werden.

1. Beschaffungsmanagement planen

Der erste Schritt besteht darin, genau zu ermitteln, für welche Projektarbeiten externe Anbieter benötigt werden. Dazu gehört eine Ressourcenplanung, um zu bestimmen, ob eine Aufgabe intern bearbeitet werden kann oder ob spezialisiertes externes Fachwissen erforderlich ist.

In dieser Phase definieren Teams die Anforderungen für Güter oder Dienstleistungen und bestimmen den am besten geeigneten Vertragstyp. Das ist auch der Zeitpunkt, zu dem du Evaluierungskriterien dokumentierst, erste Budgets festlegst und die Workflows für die Genehmigung von Ausgaben einrichtest.

Du solltest auch eine Kapazitätsplanung in Betracht ziehen, um die richtige Teamgröße für jedes Projekt zu bestimmen. Verwende zum Beispiel Workload-Management-Ansichten, um Einblicke in die aktuellen Vorgänge des Teams zu erhalten und vorauszuplanen.

2. Beschaffungen durchführen

Sobald die Anforderungen festgelegt sind, sondiert das Team den Markt, um den richtigen Partner zu finden. In der Regel umfasst dies die Versendung einer Ausschreibung (RFP), einer Angebotsanfrage (RFQ) oder einer Ausschreibung an qualifizierte Anbieter.

Ziel ist es, die Vorschläge objektiv anhand der in der Planungsphase festgelegten Kriterien zu bewerten. Nachdem das Team die Optionen geprüft hat, nimmt es Verhandlungen auf, um die Konditionen, Preise und Liefertermine festzulegen, bevor es einen Lieferanten offiziell auswählt.

3. Beschaffungen kontrollieren

Bei der Kontrolle geht es um die aktive Steuerung, sobald der Vertrag unterzeichnet ist und die Arbeiten beginnen. Das Team muss die Leistung des Anbieters anhand der vereinbarten Vertragsbedingungen und der konkreten Leistungsziele überwachen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.

In diese Phase fallen auch etwaige Vertragsanpassungen und die Lösung auftretender Probleme. Die Kostenverfolgung in Echtzeit ist für die strategische Planung von entscheidender Bedeutung, da sie es dem Team ermöglicht, das Projektbudget anzupassen, falls sich die Kosten für externe Leistungen ändern.

4. Beschaffungen abschließen

Der Abschluss ist der letzte Schritt, in dem das Team sicherstellt, dass alle Leistungen den geforderten Standards entsprechen. Dies umfasst eine formelle Überprüfung, ob der Anbieter seinen Verpflichtungen in vollem Umfang nachgekommen ist.

Sobald die Arbeit überprüft wurde, wickelt das Team die Zahlungen ab und archiviert die Vertragsunterlagen. Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um festzuhalten und zu dokumentieren, was gut gelaufen ist und was bei künftigen Anbieterbeziehungen verbessert werden könnte.

Was sind die wichtigsten Dokumente, die im Beschaffungsmanagement verwendet werden?

Gute Dokumentation ist das Rückgrat einer erfolgreichen Beschaffung. Ein Leistungsverzeichnis (SOW) ist eines der wichtigsten Dokumente, da es eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeiten, des Zeitplans und der erwarteten Ergebnisse enthält.

Der Beschaffungsmanagementplan dient als übergeordneter Leitfaden für die Abwicklung des Prozesses. Darin wird dargelegt, wer die Entscheidungsbefugnis hinsichtlich der Auswahl des Anbieters hat und wie das Team die mit Drittanbietern verbundenen Risiken handhaben wird.

Je nach Risikograd und Art der Arbeit kommen unterschiedliche Vertragsarten zum Einsatz:

• Festpreisverträge: Hier wird ein Gesamtpreis für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung festgelegt, was für das Projekt Kostensicherheit bietet.

• Kostenerstattungsverträge: Bei diesen Verträgen werden dem Auftragnehmer die tatsächlichen Kosten zuzüglich eines Zuschlags erstattet. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn die Arbeiten komplex sind oder der Leistungsumfang nicht vollständig definiert ist.

• Zeit- und Materialverträge: Hierbei handelt es sich um eine gemischte Vertragsvariante, bei denen der Auftraggeber die Leistungen auf Stunden- oder Stückbasis bezahlt, was Flexibilität bei kurzfristigen oder sich ändernden Anforderungen bietet.

Ausschreibungsunterlagen und Scorecards sind ebenfalls unverzichtbar. Sie sorgen für Transparenz, indem sie dokumentieren, warum ein Anbieter einem anderen vorgezogen wurde.

Verfahren, die sich für ein effektives Projektbeschaffungsmanagement bewährt haben

Die Einrichtung standardisierter Beschaffungsworkflows sorgt für Effizienz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Unternehmen. Zu den wirkungsvollsten Verfahren in der Projektbeschaffung gehören:

• Klare Anforderungen formulieren: Vermeide vage Beschreibungen, die zu unterschiedlichen Erwartungen und möglichen Budgetüberschreitungen führen können.

• Objektive Bewertungen: Bewerte Anbieter in Scorecards, um sicherzustellen, dass sie aufgrund ihrer Leistung und ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses ausgewählt werden.

• Enge Abstimmung fördern: Regelmäßige Check-ins helfen dabei, potenzielle Verzögerungen zu identifizieren, bevor sie sich auf den kritischen Pfad eines Kaufs auswirken.

• Leistung dokumentieren: Die Dokumentation von guten und schlechten Anbieterleistungen dient als Grundlage für künftige Vertragsentscheidungen und erweitert das unternehmensinterne Wissen.

• Zusammenarbeit im Projekt fördern: Beziehe technische Experten frühzeitig in den Beschaffungsprozess ein, um sicherzustellen, dass die Lösung des Anbieters technisch realisierbar ist.

• Routine-Workflows automatisieren: Indem du Routineaufgaben standardisierst – wie Genehmigungsschritte und Statusaktualisierungen – gewinnst du Zeit für komplexere Entscheidungsprozesse und die strategische Planung. Der Wandel ist in vollem Gange, denn 64 % der Führungskräfte im Beschaffungswesen sind davon überzeugt, dass KI ihre Arbeit grundlegend verändern wird.

Durch die Standardisierung des Projektbeschaffungsmanagements bessere Ergebnisse erzielen

Die Einrichtung standardisierter Beschaffungsworkflows sorgt für Effizienz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Unternehmen. Wenn jedes Projekt demselben Beschaffungsprozess folgt, fördert dies die Transparenz, und es wird einfacher, Engpässe im Genehmigungsablauf zu erkennen.

Teams können diese komplexen Workflows in Jira abbilden und strukturieren. In Jira kannst du Beschaffungsaufgaben von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Zahlung verfolgen. So entsteht eine zentrale Informationsquelle für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Anbietermanagement.

Jira ermöglicht es dir, automatisierte Genehmigungsabläufe einzurichten und die Anbieterleistung parallel zu deinen internen Aufgaben zu überwachen. Die Beschaffung folgt damit den Praktiken, die du bereits im agilen Projektmanagement anwendest, was sicherstellt, dass externe Abhängigkeiten niemals zu unerwarteten Hindernissen werden.

Eine zentrale Dokumentation in Jira dient der Risikominimierung, da Verträge und Leistungsbeschreibungen für das Team leicht zugänglich sind. Dieser integrierte Ansatz stellt sicher, dass die Beschaffung ein strategisches Asset bleibt und nicht zu einer administrativen Belastung wird.