So verfolgst du den Fortschritt deinen Projekts von Anfang bis Ende

• Durch Verfolgen des Projektfortschritts können Teams erkennen, ob Aufgaben im Zeitplan liegen, auf die Ziele abgestimmt sind und sich in Richtung der gewünschten Ergebnisse bewegen

• Wenn du Arbeit in Meilensteine, Aufgaben, Besitzer und Fristen unterteilst, lässt sich der Fortschritt leichter messen und verwalten

• Der Projektfortschritt sollte regelmäßig anhand einer Kombination aus Statusaktualisierungen, Zeitleisten, Dashboards und Leistungsmetriken überprüft werden

• Wenn sich Prioritäten, Zeitleisten oder Ressourcen ändern, sollten Teams den Projektplan aktualisieren, indem sie Arbeit neu priorisieren, Aufgaben neu zuweisen oder den Umfang anpassen

Selbst der stärkste Projektplan kann ins Stocken geraten, wenn Teams keinen klaren Überblick darüber haben, was erledigt ist, was sich verzögert und was als Nächstes Aufmerksamkeit erfordert. 

Das Verfolgen und Visualisieren von Fortschritt ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Es hilft Teams, abgestimmt zu bleiben, Fristen einzuhalten und wichtige Meilensteine rechtzeitig zu erreichen.

In diesem Leitfaden erklären wir dir, wie du den Fortschritt eines Projekts verfolgst, welche Methoden du verwenden solltest und welche Metriken während des gesamten Projektlebenszyklus am wichtigsten sind.

Was ist das Verfolgen des Projektfortschritts?

Bei diesem Prozess wird die Arbeit an einem Projekt anhand des Projektplans, der Ziele, Zeitleisten, Meilensteinen und Ergebnissen überwacht. So können Projektmanager verstehen, wie Aufgaben vorankommen und ob das Projekt planmäßig und in die richtige Richtung verläuft.

Um das Verfolgen von Projektfortschritt zu verstehen, musst du einige wichtigen Komponenten verstehen:

• Erledigung von Aufgaben

• Erreichen von Meilensteinen

• Aktualisierung Zeitleiste

• Blocker und Abhängigkeiten

• Team-Workload

• Statusänderungen

• Risiken oder Verzögerungen

• Aktualisierungen von Stakeholdern

Warum ist es wichtig, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen?

Durch Verfolgung des Projektfortschritts erhalten Teamleiter und Projektmanager eine zuverlässige, aktuelle Übersicht darüber, wie sich Arbeit entwickelt, bevor Probleme schwerer zu beheben werden. Dies hat folgende Vorteile: 

• Verzögerungen frühzeitig erkennen

• Blocker sichtbar machen

• Verbessere die Verantwortlichkeit im Team

• Weniger Zeit damit verbringen, Updates hinterherzulaufen

• Stakeholdern klarere Transparenz über den Status verschaffen

• Arbeitsbelastung ausrichten

• Besser planen und prognostizieren

• Die Verbindung von Aufgaben mit Projektzielen erhalten

Projektfortschritt vs. Projektstatus vs. Projektleistung

Projektfortschritt, Projektstatus und Projektleistung hängen zusammen, messen aber unterschiedliche Aspekte des Projektzustands.

Projektfortschritt, ‑status und ‑leistung wirken zusammen, um dir ein vollständiges Bild des Projekts zu geben, an dem du arbeitest. Zusammen zeigen sie, wie viel Arbeit erledigt ist, was noch aussteht und wie effizient das Team liefert.

So verfolgst du den Fortschritt eines Projekts in 8 Schritten

Den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen ist relativ unkompliziert und es gibt viele verschiedene Methoden.

1. Beginne mit einem klaren Projektziel

Um den Projektfortschritt zu verfolgen, solltest du zunächst ein klares Projektziel definieren. Das Festlegen von Zielen ist ein wichtiger Schritt, weil du so den Projektfortschritt in Bezug auf das Ziel messen kannst, das du erreichen möchtest.

Ein klares Projektziel sollte Folgendes enthalten:

• Geschäftsziel: Die Geschäftsziele, an denen du dich orientieren oder die du mit dem Projekt erreichen möchtest.

• Projektumfang: Eine detaillierte Übersicht der Aufgaben, Ziele, Grenzen und Ausschlüsse des Projekts.

• Wichtige Ergebnisse: Die greifbaren Produkte oder Services, die du im Verlauf eines Projekts lieferst.

• Zielzeitleiste: Eine Zielzeitleiste für den Abschluss des Projekts. Zielzeitleisten sollten realistisch und erreichbar sein.

• Erfolgskriterien: Akzeptanzkriterien, die festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor Ergebnisse abgenommen werden.

• Stakeholder: Eine Liste aller wichtigen Stakeholder, die am Projekt beteiligt sind.

• Einschränkungen: Projektbeschränkungen wie Ressourcen oder Zeit.

2. Teile das Projekt in Meilensteine auf

Nachdem du das Ziel klar definiert hast, unterteile die Arbeit in Meilensteine, damit sich größere Initiativen leichter überwachen lassen. Meilensteine markieren wichtige Kontrollpunkte zwischen dem Start und dem Abschluss, sodass du den Fortschritt schnell und einfach verfolgen kannst.

Zu den häufigsten Projektmeilensteinen gehören:

• "Projekt-Kick-off abgeschlossen"

• "Anforderungen genehmigt"

• "Kreativplan fertiggestellt"

• "Design abgeschlossen"

• "Entwicklung abgeschlossen"

• "QA abgeschlossen"

• "Genehmigung der Stakeholder erhalten"

• "Einführung gestartet"

• "Überprüfung nach Markteinführung abgeschlossen"

3. Wandle Meilensteine in nachverfolgbare Aufgaben um

Die aufgabenbezogene Sichtbarkeit hilft Projektmanagern zu sehen, ob Meilensteine vorankommen. Um dies zu erreichen, teile Meilensteine in kleinere nachverfolgbare Aufgaben auf.

Dazu kannst du Workflow-Automatisierungen verwenden, um Zeit bei der manuellen Einrichtung von Aufgaben zu sparen. Das hilft bei der Projektverfolgung, weil Unsicherheiten durch fehlende Informationen oder Aktualisierungen zu Aufgaben vermieden werden.

Außerdem bekommst du einen klareren Überblick darüber, was vorankommt, ins Stocken geraten oder abgeschlossen ist, wenn du größere Meilensteine in einzelne Aufgaben unterteilst. Jedes Element sollte Folgendes beinhalten:

• Einen Besitzer

• Fälligkeitsdatum

• Eine Priorität

• Statusfortschritt

• Abhängigkeiten

• Akzeptanzkriterien oder Definition of Done

4. Wähle eine Methode zur Verfolgung des Fortschritts aus

Der nächste Schritt ist die Auswahl einer Methode zur Fortschrittsverfolgung, und es gibt mehrere Optionen. Unterschiedliche Methoden eignen sich für unterschiedliche Arten von Projekten.

Achte darauf, dass du je nach Projektzeitleiste, Komplexität, Teamstruktur und Berichtsanforderungen die passende Option auswählst.

Einige Teams verwenden vielleicht eine einzige Methode zur Verfolgung des Fortschritts, während größere funktionsübergreifende Teams oft mehrere Methoden kombinieren.

5. Überwache Blocker, Risiken und Abhängigkeiten

Um den Fortschritt eines Projekts zu verstehen, müssen Teams über langsam voranschreitende Arbeit hinausblicken und die Blocker, Risiken oder Abhängigkeiten identifizieren, die Verzögerungen verursachen. 

Projektverzögerungen können mehrere Ursachen haben. Blockierte Aufgaben, Änderungen im Umfang, Ressourcenbeschränkungen und unklare Anforderungen können zu verpassten Fristen und langsam voranschreitender Arbeit führen.

6. Überprüfe den Fortschritt in regelmäßigen Abständen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nachverfolgung des Projektfortschritts ist die Konsistenz. Du solltest den Fortschritt des Projekts nicht nur dann verfolgen, wenn eine Deadline näher rückt.

Stattdessen musst du den Fortschritt regelmäßig überprüfen, damit Projekte auf Kurs bleiben. Tägliche Stand-ups helfen Teams, an jedem Arbeitstag zusammenzukommen, um sich über den Projektfortschritt auszutauschen.

Oder versuche es mit wöchentlichen Check-ins, um langfristig abgestimmt zu bleiben. Mit Dokumentationstools wie Confluence kannst du Stand-ups ganz einfach organisieren und jede Aktualisierung dokumentieren.

7. Teile klare Fortschrittsaktualisierungen mit Stakeholdern

Stakeholder-Updates sind einer von mehreren Gründen, warum es wichtig ist, den Projektfortschritt zu verfolgen. Du erhältst eine detaillierte Ansicht des Teamfortschritts und kannst so deinen aktuellen Fortschritt im Verhältnis zu übergeordneten Geschäftszielen besser verstehen.

Projektmanager müssen den detaillierten Teamfortschritt in klare Updates für Führungskräfte, Kunden und funktionsübergreifende Teams umwandeln. Indem du komplexe Fortschritte in verständliche Fortschrittsaktualisierungen aufschlüsselst, machst du es allen Stakeholdern leicht, beim Projekt an einem Strang zu ziehen.

8. Passe den Projektplan an, wenn sich der Fortschritt ändert

Fortschritt zu verfolgen bedeutet nicht nur, den aktuellen Status eines Projekts zu visualisieren. Du musst diese Informationen auch nutzen, um daraus zu lernen und Maßnahmen zu ergreifen. Wenn sich der Fortschritt ändert, ist es wichtig, deinen Projektplan an die sich ändernden Projektanforderungen anzupassen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deinen Projektplan basierend auf Fortschrittsänderungen anpassen kannst, darunter:

• Neu priorisieren

• Aufgaben neu zuweisen

• Ressourcen hinzufügen

• Umfang reduzieren, um Fristen einzuhalten 

Die besten Methoden zur Verfolgung des Projektfortschritts

Von Jira Kanban Boards bis hin zu Scrum Boards gibt es mehrere Möglichkeiten, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen. Vergleiche verschiedene Methoden, um die beste Lösung für dein Projekt zu finden.

Die gängigsten Methoden zur Überwachung des Projektfortschritts beinhalten Jira Scrum Boards, Kanban Boards, Projektzeitleisten und Burndown-Charts.

Wichtige Metriken zum Fortschritt des Projekts, die verfolgt werden sollten

Mit Metriken können Teams den Erfolg klar, messbar und umsetzbar definieren. Diese wichtigen Metriken sind ein wesentlicher Bestandteil der Nachverfolgung des Projektfortschritts.

Tools zum Verfolgen des Projektfortschritts

Zusätzlich zu Tracking-Methoden können Projektmanager mehrere Tools verwenden, um den Fortschritt zu überwachen.

Projekt-Boards

Mit Projekt-Boards können Teams Aufgaben nach Status visualisieren. Sie zeigen vereinfacht, woran gerade gearbeitet wird, was abgeschlossen wurde und was ansteht.

Jira Boards helfen Teams, Aufgaben mit anpassbaren Workflows zu verwalten. Das macht sie nützlich für agile Teams, Projektteams und funktionsübergreifende Workflows.

Zeitleisten und Roadmaps

Zeitleisten verleihen Projektmanagern einen klaren Überblick über Fristen, Abhängigkeiten und das Timing von Meilensteinen. Die Zeitleistenansicht von Jira kann Teams dabei helfen, Aufgaben und Fristen zuzuordnen und zu verstehen, wie sie im gesamten Projekt zusammenhängen. So wird die tägliche Arbeit auf die größeren Meilensteine abgestimmt.

Dashboards und Berichte

Mit Fortschritts-Dashboards und ‑Berichten können Teams den Zustand, Risiken und Trends eines Projekts überwachen. Sie bieten Projektmanagern einen klaren Überblick darüber, wie ein Projekt fortschreitet und was den Fortschritt behindern könnte.

Jira-Dashboards und ‑Berichte ermöglichen es Teams, Fortschrittsmetriken wie überfällige Aufgaben, Sprint-Fortschritt, blockierte Aufgaben, Arbeitsauslastung und Bereitstellungstrends nachzuverfolgen.

Diese Transparenz kann die manuelle Arbeit hinter der Statusberichterstattung reduzieren. Zum Beispiel verwendet Bandhan Life Jira-Dashboards und Filter, um Fortschritt und wichtige Meilensteine zu verfolgen, statt Statusaktualisierungen manuell zu sammeln. 

Wie Shahid von Bandhan Life erklärt, haben Teams jetzt "einen Echtzeit-Überblick darüber, was passiert", was die Verantwortlichkeit fördert.

Workflow-Automatisierung

Tools für die Workflow-Automatisierung reduzieren sich wiederholende Arbeit im Projektmanagement, sodass Teams sich darauf konzentrieren können, Fortschritte zu machen. Mit Jira Automation kannst du automatische Erinnerungen, Statusaktualisierungen, Benachrichtigungen und andere wiederkehrende Workflow-Aktionen konfigurieren.

Projektdokumentation

Projektdokumentation erleichtert es Teams und Führungskräften, Projektziel, Umfang, Entscheidungen und Aktualisierungen an einem zentralen Ort zu finden.

Confluence-Seiten sind eine einfache Lösung für die Dokumentation. Hier kannst du Projektpläne, Besprechungsnotizen, Entscheidungsprotokolle, Statusaktualisierungen, Anforderungen und gewonnene Erkenntnisse festhalten. Wenn du Confluence-Seiten aktualisierst, werden die Aktualisierungen in Echtzeit weitergeleitet.

Vorlagen für Statusaktualisierungen

Vorlagen erleichtern es Projektmanagern, Fortschritt klar und konsistent zu kommunizieren. Sie verhindern Verwirrung bei Stakeholdern und sorgen für Abstimmung über Teams hinweg.

Die Vorlage für den Projektstatus von Confluence ermöglicht es Teams, Aktualisierungen zu abgeschlossener Arbeit, Risiken, Blockern, Entscheidungen und nächsten Schritten zu standardisieren.

Das Team abgestimmt halten, während das Projekt voranschreitet

Das Verfolgen des Projektfortschritts hilft Projektmanagern dabei, Arbeit voranzubringen. Es gibt verschiedene Methoden und Tools dafür. Mit ihnen kannst du Teams aufeinander abstimmen und Projekte in Richtung Ziel bewegen.

Jira hilft Teams dabei, Aufgaben, Zuständige, Fristen, Blocker, Workflows, Dashboards und Berichte nachzuverfolgen, damit Projektmanager in Echtzeit Einblick darin haben, wie die Arbeit vorankommt.

Confluence bietet einen gemeinsamen Arbeitsbereich für die Dokumentation von Projektzielen, Statusaktualisierungen, Besprechungsnotizen, Entscheidungen und nächsten Schritten, damit Teams den Projektkontext stets an der verfolgten Arbeit ausrichten können.

Häufige Fragen zum Projektfortschritt

Was sind einige Best Practices, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen?

Beim Verfolgen des Projektfortschritts ist es wichtig, ein klares Projektziel zu definieren, das Projekt in Meilensteine und Aufgaben zu unterteilen und den Fortschritt regelmäßig zu überprüfen.

Woran erkennt man, ob ein Projekt in Verzug gerät?

Man erkennt ein Projekt, das in Verzug gerät, indem man nach noch nicht abgeschlossener Arbeit, anstehenden Fristen, Blockern und Risiken Ausschau hält. Werden diese Probleme frühzeitig erkannt, können Projektverzögerungen vermieden werden.

Wie oft sollte der Fortschritt eines Projekts verfolgt werden?

Der Fortschritt eines Projekts sollte in täglichen Stand-ups verfolgt werden. Zusätzliche wöchentliche Check-ins geben Projektmanagern die Möglichkeit, größere Projektmeilensteine zu behandeln.

Wie verfolgen Projektmanager den Fortschritt über mehrere Teams hinweg?

Projektmanager verwenden Tools wie Kanban und Scrum Boards, um den Fortschritt über mehrere Teams hinweg zu verfolgen. Das hilft funktionsübergreifenden Teams, abgestimmt zu bleiben und Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen.