Vorteile der Prozessautomatisierung im Projektmanagement: ein Leitfaden

Wichtige Erkenntnisse:

• Prozessautomatisierung im Projektmanagement beseitigt sich wiederholende manuelle Aufgaben und doppelte Arbeit.

• Automatisierte Workflows reduzieren menschliche Fehler bei Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Status-Updates.

• Die Automatisierung erstellt konsistente Datenspuren und Echtzeit-Dashboards mit transparenten Einblicken in den Fortschritt eines Projekts. 

• Bestehende Prozesse können ganz einfach auf mehrere Teams und Projekte erweitert werden, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen. 

• Durch die Optimierung von Genehmigungen, Benachrichtigungen und routinemäßigen Updates hilft die Automatisierung Teams dabei, Projekte schnell voranzubringen – vom Projektstart bis zum Abschluss.

Wir sagen es, wie es ist: Projektmanager verbringen zu viel Zeit mit Verwaltungsarbeiten. 

Zwischen dem Versenden von Status-Updates, dem Einholen von Genehmigungen, dem Zuweisen von Aufgaben und der Kommunikation mit Stakeholdern bleibt kaum noch Zeit für die eigentliche Projektleitung. Zum Glück hilft die Prozessautomatisierung im Projektmanagement. 

Lass die Automatisierung diese wiederkehrenden Aufgaben übernehmen: Dir wird eine riesige Last von den Schultern genommen. Aber ohne den richtigen Prozess und die entsprechende Umsetzung könnten halb fertige Workflow-Automatisierungen zu noch mehr redundanten Arbeiten führen.

Projektmanager können alles automatisieren – von Aufgabenzuweisungen bis hin zur Compliance-Berichterstellung –, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Und auch wenn das vielleicht nicht für alle neu ist: Es gibt Prozess-Tipps, die du befolgen solltest, um eine einschlagende Wirkung zu erzielen.

Lies weiter, um zu erfahren, was Prozessautomatisierung im Projektmanagement ist, wie sie funktioniert und welche Prozesse du zuerst automatisieren solltest, um ordentlich etwas zu bewegen. 

Was ist Prozessautomatisierung im Projektmanagement?

Die Prozessautomatisierung nutzt Software, um sich wiederholende, manuelle Projektaufgaben ohne menschliches Eingreifen zu erledigen. Anstatt einer Person, die manuell Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen sendet oder den Projekt-Status aktualisiert, erledigt das System dies automatisch, basierend auf vordefinierten Regeln. 

Wenn du Aufgaben wie Status-Updates oder Genehmigungsanfragen automatisierst, reduzierst du die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Verzögerungen. Dein Team erhält dann jedes Mal konsistente Informationen zur richtigen Zeit. 

Die Prozessautomatisierung verbessert das Projektmanagement, indem Technologie die vorhersagbaren, routinemäßigen Aufgaben übernimmt. Somit können sich Mitarbeiter auf komplexe Entscheidungen konzentrieren, die Kreativität und Erfahrung erfordern. 

So funktioniert die Prozessautomatisierung im Projektmanagement

Die Prozessautomatisierung in Projekten folgt einem einfachen Muster, das auf einigen wichtigen Schlüsselmechanismen basiert: 

• Trigger: Ein Ereignis, das die Automatisierung startet, wie eine abgeschlossene Aufgabe, eine nahende Deadline oder eine Statusänderung. 

• Regeln: Die Bedingungen, die bestimmen, was beim Auftreten eines Triggers passieren soll, etwa "wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, dann den Projektmanager benachrichtigen".

• Aktionen: Was tatsächlich automatisch ausgeführt wird, wie das Senden einer Benachrichtigung, das Zuweisen einer neuen Aufgabe oder das Aktualisieren eines Felds. 

• Automatisierte Workflows: Abfolgen von Triggern, Regeln und Aktionen, die zusammenwirken, um ganze Prozesse von Anfang bis Ende zu bewerkstelligen. 

Diese Elemente werden zu automatisierten Workflows kombiniert, die Aufgaben, Teams und Projektdaten nahtlos miteinander verbinden. Beispiele hierfür könnten wie folgt aussehen:

• Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, beginnt die nächste automatisch.

• Wenn ein Meilenstein erreicht wird, werden Stakeholder automatisch benachrichtigt.

• Wenn Risiken identifiziert werden, werden Warnmeldungen automatisch an die richtigen Personen eskaliert. 

Die Automatisierung läuft im Hintergrund und schafft einen reibungslosen Ausführungsablauf, der Projekte ohne ständiges manuelles Eingreifen vorantreibt.

Vorteile der Prozessautomatisierung im Projektmanagement

Die Prozessautomatisierung schafft messbare Verbesserungen in jeder Phase eines Projekts. Zeit zu sparen, ist natürlich wichtig, aber die Automatisierung verändert auch grundlegend, wie Teams zusammenarbeiten und Arbeiten ausführen. 

Zu den Hauptvorteilen zählen:

Zeitersparnis bei manuellen Eingaben

Der offensichtlichste Vorteil ist, dass du jede Woche mehrere Stunden Zeit gewinnst. Die Automatisierung übernimmt Routineaufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren von Feldern und das Erstellen wiederkehrender Vorgänge in Sekunden statt in Minuten. 

Automatisierte Status-Updates halten beispielsweise alle auf dem Laufenden, ohne dass tägliche Stand-up-Meetings oder manuelle E-Mail-Ketten erforderlich sind. Automatisierungen ermöglichen sogar eine Verbindung zu Slack, um sicherzustellen, dass Updates immer gesehen werden.

Weniger Fehler bei Vorgängen

Die manuelle Dateneingabe führt zu Fehlern. Diese Tatsache ist nicht neu, aber ein echter Problempunkt für alle, die mehrere Projekte verwalten.

Jemand könnte vergessen, einen Status zu aktualisieren, das falsche Fälligkeitsdatum eingeben oder eine Aufgabe der falschen Person zuweisen. Automatisierte Prozesse folgen jedes Mal denselben Regeln, beseitigen diese Inkonsistenzen und stellen sicher, dass wichtige Informationen korrekt bleiben.

Verbesserte Ressourcenzuweisung

Wenn Systeme administrative Aufgaben übernehmen, können Projektmanager mehr Zeit für die Projektplanung, das Risikomanagement und die Teamentwicklung aufwenden. Durch Zuweisungen werden Aufgaben automatisch und basierend auf Kapazitäten an verfügbare Teammitglieder weitergeleitet.

Auch mit hilfreichen Ansichten zur Kapazitätsplanung kann die Ressourcenzuweisung schwierig werden, wenn Aufgaben manuell zugeordnet werden. Geeignete Prozessautomatisierungen verhindern Engpässe und gleichen Arbeitsbelastungen im Team aus.

Bessere Skalierbarkeit

Ein Prozess, der für ein Team funktioniert, kann sofort und ohne zusätzlichen Aufwand auf Dutzende Teams skaliert werden. Du richtest die Automatisierung einmal ein und wendest sie dann überall an. 

Beispielsweise benachrichtigt die Risikoeskalation automatisch die Führungsebene, wenn Projekte im Zeitplan zurückfallen, und stellt so transparente Einblicke in alle Initiativen unabhängig von der Teamgröße sicher.

Welche Projektprozesse lohnt es sich zu automatisieren?

Nicht jede Projektaufgabe muss automatisiert werden. Richte dein Augenmerk auf repetitive Prozesse, die konsistenten Mustern folgen und so häufig auftreten, dass eine Automatisierung gerechtfertigt ist.

Mit genehmigten agilen Workflows folgen Benachrichtigungs-Trigger, Fortschritt-Updates und Compliance-Berichte immer demselben Ablauf mit planbaren Ein- und Ausgaben.

Projektinitiierung

Die Projektinitialisierung umfasst Aufgaben, die sich bei jedem Projektstart wiederholen. Die Automatisierung optimiert die Stakeholder-Analyse, indem sie Team-Informationen aus Verzeichnissen abruft und Onboarding-Materialien automatisch versendet. Die Aufgabenzuweisung erfolgt sofort basierend auf den Team-Rollen. 

Die Verwendung von Confluence zur Standardisierung von Projektzielen und zur Dokumentation des Projektumfangs schafft eine einheitliche Ausgangsbasis und durch die Verknüpfung automatisierter Workflows mit diesen Vorlagen lassen sich neue Projekte schneller starten.

Projektplanung

Die Planungsphase umfasst die Weiterleitung von Anfragen an Genehmigende, die Zuweisung von Ressourcen und die Aufteilung komplexer Aufgaben. Die Workflow-Automatisierung übernimmt die Projektannahme, indem sie neue Anfragen je nach Projektart oder Budget an die zuständigen Prüfer weiterleitet. Genehmigungen durchlaufen die Kette ohne manuelle Nachverfolgung.

Die Aufgliederung der Aufgaben mit KI in Jira zerlegt komplexe Projekte automatisch in überschaubare Aufgaben und bietet Teams eine erste Struktur, die sie weiter ausarbeiten können. Teams können dann Confluence nutzen, um den Projektumfang zu definieren und die Stakeholder aufeinander abzustimmen, indem sie eine zentrale Informationsquelle pflegen.

Projektausführung und -verfolgung

Sobald Projekte angelaufen sind, sorgt die Automatisierung dafür, dass alles in Bewegung bleibt. Die Aufgabenerstellung erfolgt automatisch, wenn die Bedingungen erfüllt sind. 

Das Routing leitet die Arbeit basierend auf der Verfügbarkeit an die richtigen Personen weiter. Fristen werden automatisch angepasst, wenn sich Projekt-Abhängigkeiten verschieben.

Mit Jira-Zeitleisten, die in Echtzeit aktualisiert werden, können Projekte visuell nachverfolgt werden. Ressourcenmanagement-Features zeigen die Teamzuweisung an, damit Manager Engpässe erkennen können, bevor sie zu Verzögerungen führen. 

Automatisierte Benachrichtigungen informieren Teams über bevorstehende Projektmeilensteine, mögliche Verzögerungen oder Änderungen des Projektumfangs.

Projektüberwachung und Berichterstellung

Das Erstellen von Berichten sollte nicht Stunden dauern. Die Automatisierung erstellt Dashboards, die kontinuierlich anhand aktueller Kennzahlen aktualisiert werden.

Die Compliance-Überwachung läuft im Hintergrund und kennzeichnet Probleme, die überprüft werden müssen. Fortschrittsberichte werden automatisch nach einem Zeitplan generiert und rufen die neuesten Daten ohne manuelles Eingreifen ab. 

Audit-Trails erfassen jede Änderung automatisch und erstellen so eine Dokumentation für Governance und Rechenschaftspflicht. Teams können diese automatisierten Berichte mit Confluence-Seiten verknüpfen, um sämtliche Projekt-Dokumentationen und -Entscheidungen zentral zu erfassen.

Projektabschluss

Der Abschluss von Projekten umfasst endgültige Genehmigungen, die Abnahme der zu erbringenden Leistungen und die Dokumentation. Die Automatisierung leitet die endgültigen Ergebnisse zur Genehmigung an die Stakeholder weiter, verfolgt den Freigabestatus und markiert Projekte als abgeschlossen, wenn alle Kriterien erfüllt sind.

Mit Confluence können Teams Retrospektiven mit einer Vorlage für gewonnene Erkenntnisse festhalten. Du kannst automatisierte Erinnerungen hinzufügen, die Teammitglieder daran erinnern, festzuhalten, was gut funktioniert hat und was sie beim nächsten Mal ändern würden.

Wie man Prozessautomatisierung im Projektmanagement implementiert

Der Einstieg in die Prozessautomatisierung erfordert keine umfassende Umstrukturierung. Der beste Ansatz ist methodisch, erfolgt schrittweise und baut auf kleinen Erfolgen auf.

1. Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren

Bilde deine aktuellen Prozesse ganzheitlich ab. Dokumentiere jeden Schritt, wer dafür verantwortlich ist und wie lange er dauert. 

Halte Ausschau nach sich wiederholenden Aufgaben, die jedes Mal dem gleichen Muster folgen, und identifiziere Engpässe, bei denen Vorgänge auf manuelle Übergaben oder Genehmigungen warten.

Priorisiere Aufgaben, die im Falle einer Automatisierung die höchsten Effizienzsteigerungen bieten. Es ist effizienter, einen Prozess zu automatisieren, der täglich stattfindet und 30 Minuten dauert, als einen, der monatlich stattfindet und 10 Minuten dauert. 

Konzentriere dich auf die Problembereiche, über die sich dein Team regelmäßig beschwert.

2. Entwirf deine automatisierten Workflows

Definiere genau, wie die Automatisierung funktionieren soll. Gib an, welche Trigger den Prozess auslösen, welche Aktionen ausgeführt werden sollen und welche Genehmigungen auf dem Weg erforderlich sind.

Weise klare Zuständigkeiten zu, damit es für jeden Prozess einen Verantwortlichen gibt.

Stelle sicher, dass deine Automatisierung mit den Geschäftszielen und Compliance-Anforderungen übereinstimmt, und baue menschliche Aufsicht ein, wo sie aus rechtlichen oder qualitativen Gründen erforderlich ist.

3. Wähle das richtige Tool für deinen Prozess

Bewerte Tools basierend auf der Komplexität deines Workflows, der Teamgröße und deinen Anforderungen an die Skalierbarkeit. Jira Automation bietet umfassende Funktionen für die Prozessautomatisierung im Projektmanagement.

Verwalte mühelos alles von einfachen Aufgabenzuweisungen bis hin zu komplexen mehrstufigen Workflows. Die No-Code-Oberfläche macht sie für Projektmanager ohne technisches Know-how zugänglich.

4. Generieren, testen und iterieren

Führe die Automatisierung nicht gleich am ersten Tag in deiner gesamten Organisation ein. Teste neue Workflows zunächst mit einem kleinen Team oder in einem einzelnen Projekt. 

Beobachte, wie sie sich unter realen Bedingungen verhält, und sammle Feedback von den Personen, die sie tatsächlich verwenden.

Überarbeite Workflows auf Grundlage deiner Erkenntnisse. Leistungskennzahlen zeigen, wo Automatisierung Zeit spart und wo sie neue Probleme schafft.

Passe Trigger, Zeitpunkte und Aktionen an, bis der Workflow reibungslos läuft. Dieser iterative Ansatz verhindert, dass kleine Probleme zu großen Störungen ausarten.

5. Automatisierung teamübergreifend skalieren

Sobald sich ein Workflow als erfolgreich erweist, weite ihn auf andere Teams oder Projekte aus. Die Replikation erfolgt mit Automatisierung nahezu sofort. 

Etabliere bewährte Verfahren und Governance für eine konsistente Einführung und dokumentiere, wie Workflows konfiguriert werden sollen, wann sie verwendet werden sollen und wer sie pflegt.

Häufige Probleme bei der Prozessautomatisierung und wie du sie vermeidest

Die Automatisierung bietet zwar erhebliche Vorteile, doch bestimmte Fallstricke können ihre Effektivität beeinträchtigen. Achte auf diese häufigen Probleme und wende die Lösungen an, um deine Automatisierung auf Kurs zu halten:

• Übermäßige Automatisierung: Das größte Risiko besteht darin, zu schnell zu viel zu automatisieren. Wenn alles auf Autopilot läuft, verlieren Teams den Kontext. Beziehe Menschen in Entscheidungen ein, die Urteilsvermögen erfordern.

• Mangelhaftes Änderungsmanagement: Teams widersetzen sich der Automatisierung, wenn sie nicht verstehen, warum sie eingeführt wird. Kommuniziere die Gründe, beziehe Personen in die Gestaltung von Workflows ein und biete Schulungen an.

• Mangelnde Überwachung: Automatisierte Prozesse können monatelang laufen, ohne dass jemand überprüft, ob sie noch sinnvoll sind. Weise jedem Workflow einen klaren Verantwortlichen zu und plane regelmäßige Reviews ein.

• Unvollständige Dokumentation: Wenn die Person, die die Automatisierung erstellt hat, das Unternehmen verlässt, geht ihr Wissen mit ihr. Dokumentiere jeden Workflow gründlich, um zu verhindern, dass Automatisierungen zu mysteriösen Black Boxes werden, an die sich niemand herantraut.

KI-Workflow-Automatisierung und KI-Aufgabenmanagement können dabei helfen, Möglichkeiten zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen, aber menschliche Aufsicht stellt sicher, dass die Automatisierung dem Menschen hilft, anstatt ihn zu ersetzen.

Workflows optimieren und die Projektbereitstellung mit Prozessautomatisierung beschleunigen

Der Weg zu erfolgreicher Automatisierung beginnt bei Prozessen mit hoher Auswirkung. Identifiziere Aufgaben, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, für den meisten Frust sorgen oder die größten Engpässe verursachen. 

Automatisiere diese zuerst. Wenn sie erfolgreich laufen, kannst du eine breitere Einführung in Angriff nehmen.

Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend. Nutze die KI-Features von Jira für eine intelligente Aufgabenaufschlüsselung, Zeitleisten-Optimierung und Ressourcen-Einblicke. Plane und dokumentiere mithilfe von Confluence, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben. 

Mit zunehmender Reife deiner Automatisierung findest du neue Möglichkeiten, manuelle Arbeit aus der Welt zu schaffen, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die erfolgreiche Umsetzung von Projekten.