Was sind Projektteams? So stellst du ein leistungsstarkes Team zusammen

Die wichtigsten Punkte

• Projektteams sind Gruppen, die gebildet werden, um innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens bestimmte Ziele zu erreichen, wobei die richtige Mischung aus Fähigkeiten, Rollen und Kommunikation zum Einsatz kommt, um die Arbeit zu erledigen.

• Jedes Projektteam umfasst bestimmte Kernrollen – einen Projektmanager, Projektsponsor, Fachexperten und Stakeholder.

• Die Teamstruktur ist entscheidend. Projektbasierte, funktionale und matrixbasierte Strukturen eignen sich jeweils für unterschiedliche Arbeitsarten und organisatorische Rahmenbedingungen und die Wahl der richtigen Struktur schafft die Voraussetzungen für eine reibungslosere Umsetzung.

• Der Aufbau eines leistungsstarken Teams beginnt mit der Festlegung von Umfang und Zielen, gefolgt von der Ermittlung der dafür erforderlichen Fähigkeiten und Rollen, bevor Aufgaben verteilt werden.

• Tools wie Jira, Confluence und Loom helfen Projektteams dabei, vom ersten bis zum letzten Projekttag an einem Strang zu ziehen, den Fortschritt im Blick zu behalten und effektiv zu kommunizieren.

Projektarbeit ist überall anzutreffen, sei es bei Produkteinführungen, Prozessverbesserungen, unternehmensweiten Initiativen oder funktionsübergreifenden Kampagnen.

Doch egal, wie klar das Ziel auch definiert sein mag: Ein Projekt, hinter dem nicht das richtige Team steht, verläuft selten nach Plan. Die Personen, die du zusammenbringst, die Rollen, die du zuweist, und die Art, wie du die Kommunikation gestaltest, haben direkten Einfluss auf die Projektzeitleiste.

Was zeichnet ein Projektteam aus?

Dieser Leitfaden behandelt die Frage, was Projektteams sind, welche Rollen darin typischerweise zu finden sind und welche Teamstrukturen am häufigsten vorkommen. Außerdem stellt er einen praktischen Fünf-Schritte-Prozess vor, mit dem sich ein erfolgreiches Team zusammenstellen lässt.

Egal, ob du dein erstes Projekt leitest oder deinen Ansatz verfeinern möchtest – hier findest du ein passendes Framework.

Was sind Projektteams?

Projektteams sind Gruppen von Personen, die gebildet werden, um bestimmte Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erreichen. Im Gegensatz zu festen Teams, die an laufenden Aufgaben arbeiten, werden Projektteams mit Blick auf ein bestimmtes Ziel zusammengestellt.

Sobald dieses Ziel erreicht ist, löst sich das Team entweder auf oder verlagert den Fokus auf etwas Neues. Was ein funktionierendes Projektteam von einer Gruppe von Menschen unterscheidet, die lediglich Aufgaben erledigen, ist die Kombination aus den richtigen Fähigkeiten, klar definierten Rollen und offener Kommunikation.

Wenn diese drei Elemente zusammenwirken, können Projektteams schnell vorankommen, sich auf Hindernisse einstellen und Ergebnisse erzielen, die eine einzelne Person oder eine lose zusammengewürfelte Gruppe allein einfach nicht erreichen könnte.

Es lohnt sich, schon frühzeitig zu verstehen, was ein Projektteam ist und wie man es zusammenstellt, denn die Entscheidungen, die man vor Beginn der Arbeit trifft, haben einen enormen Einfluss darauf, wie reibungslos später alles abläuft.

Was sind die typischen Rollen in einem Projektteam und wofür sind sie zuständig?

Die meisten Projektteams setzen sich aus einer Mischung von Personen zusammen – die einen leiten das Projekt, die anderen führen es aus und wiederum andere haben ein Interesse am Ergebnis. Jede Rolle hat ihre eigenen Aufgaben und wenn man versteht, wie diese ineinandergreifen, trägt das dazu bei, dass jeder seiner Verantwortung gegenüber der Arbeit gerecht wird.

Hier sind die Rollen, die du normalerweise in einem Projektteam findest:

Projektmanager oder Projektleiter

Der Projektmanager treibt das Projekt voran und ist dafür verantwortlich, es rechtzeitig zu liefern. Diese Person kümmert sich um logistische Aufgaben wie Planung, Nachverfolgung, Priorisierung, Kapazitätsplanung sowie die Koordination vor- und nachgelagerter Abhängigkeiten.

Aufgaben des Projektmanagers

• Fachexperten und andere Beitragende an Bord holen

• Roadmap-Erstellung, Festlegung von Meilensteinen und detaillierte wöchentliche Planung

• Zuweisung von Verantwortlichen für jede Aufgabe

• Meetings moderieren (Brainstorming, Retrospektiven, Planung usw.)

• Stakeholder und den Projektsponsor über den Fortschritt informieren

Projektsponsor

Der Projektsponsor nimmt eine hohe Position in der Organisationsstruktur ein und hat wahrscheinlich das letzte Wort, was den Zeitplan, das Budget und andere Projektressourcen angeht.

Verantwortlichkeiten des Projektsponsors

• Erfolgskriterien und andere Projektziele absegnen

• Änderungen am Budget oder Umfang des Projekts genehmigen

• Unterstützung für das Projekt im Führungsteam gewinnen

• Verantwortlichkeit für den Gesamterfolg des Projekts

Fachexperte

Das sind all diejenigen, die die Ärmel hochkrempeln und die Arbeit erledigen. Jeder von ihnen sollte eine besondere Fähigkeit mitbringen und ihre konkreten Aufgaben werden sich entsprechend unterscheiden.

Verantwortlichkeiten von Fachexperten

• Aufgaben ausführen

• Hindernisse oder andere Probleme dem Projektleiter melden

• Andere Teammitglieder über den Fortschritt informieren

• Aktive Beteiligung an der Optimierung der Arbeitsabläufe und anderer Methoden der Zusammenarbeit im Team

Stakeholder

Auch wenn diese Personen nicht zum Kernteam des Projekts gehören, zählen sie auf dich, weil das Projekt in irgendeiner Weise Auswirkungen auf ihre Arbeit hat.

Verantwortlichkeiten der Stakeholder

• Über Updates vom Projektleiter oder -sponsor auf dem Laufenden bleiben

• Bedenken frühzeitig äußern (solange sie noch einfach behoben werden können)

Arten von Projektteam-Strukturen und wann du sie verwendest

Nicht alle Projektteams sind gleich aufgebaut. Die gewählte Struktur sollte widerspiegeln, wie deine Organisation funktioniert, wie lange das Projekt läuft und inwieweit die Teammitglieder eingebunden werden.

Jede Struktur hat ihre Vor- und Nachteile und es gibt selten eine Einheitslösung. Hier sind die drei häufigsten Arten:

Projektbasierte Teamstruktur

In einer projektbasierten Struktur wird das Team speziell für das jeweilige Projekt zusammengestellt und nach dessen Abschluss wieder aufgelöst. Alle Teammitglieder widmen sich während der gesamten Dauer dieser einen Initiative, was in der Regel zu einer stärkeren Fokussierung und einer schnelleren Entscheidungsfindung führt.

Diese Struktur eignet sich gut für große, komplexe Projekte, bei denen ein Vollzeit-Einsatz erforderlich ist und es sinnvoll ist, Mitarbeitende vorübergehend aus ihren eigentlichen Aufgabenbereichen abzuziehen.

Funktionale Projektteamstruktur

In einer funktionalen Struktur sind Teams nach Abteilung oder Kompetenzbereich organisiert, wobei die Projektarbeit zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben erfolgt.

Ein Marketingteam könnte ein Kampagnenprojekt übernehmen oder eine Entwicklungsabteilung könnte ein Produkt-Build übernehmen, wobei jede Gruppe im Rahmen ihres bestehenden Aufgabenbereichs ihren Beitrag leistet.

Das funktioniert gut, wenn das Projekt eindeutig in einen Geschäftsbereich fällt und keine dauerhafte bereichsübergreifende Beteiligung erfordert.

Matrixbasierte Projektteamstruktur

Eine Matrixstruktur ist ein hybrider Ansatz, bei dem Teammitglieder gleichzeitig einem Fachbereichsleiterleiter und einem Projektmanager Bericht erstatten. Dadurch können Unternehmen Fachwissen aus verschiedenen Abteilungen nutzen, ohne Mitarbeitende vollständig aus ihren eigentlichen Bereichen abziehen zu müssen. 

Diese Struktur ist in größeren Organisationen üblich, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen. Allerdings erfordert sie eine klare Kommunikation und genau festgelegte Prioritäten, um zu verhindern, dass die Mitarbeitenden an verschiedenen Stellen gleichzeitig eingeplant werden.

So stellst du in 5 Schritten ein leistungsstarkes Projektteam zusammen

Bei der Zusammenstellung eines Projektteams geht es nicht nur darum, die Plätze zu besetzen. Die effektivsten Teams werden bewusst zusammengestellt, wobei man von den tatsächlichen Anforderungen des Projekts ausgeht und von dort aus rückwärts arbeitet.

So gehst du in fünf Schritten vor:

Schritt 1: Projektumfang, Ziele und Erfolgskriterien definieren

Bevor du die richtigen Projektmitglieder auswählen kannst, musst du verstehen, worauf du hinarbeitest. Dokumentiere deine Projektziele, Ergebnisse und Erfolgskennzahlen, damit das gesamte Team ein Verständnis davon hat, wie das Endergebnis aussehen soll.

In Jira kannst du die Funktion zur Aufgliederung der Aufgaben mit KI verwenden, um diese Ziele in umsetzbare Aufgaben und Meilensteine umzusetzen, damit der Umfang vom ersten Tag an für alle ersichtlich ist. Ein solider Projektplan in dieser Phase trägt auch zu einer besseren strategischen Planung in der gesamten Organisation bei.

Schritt 2: Notwendige Rollen und Fähigkeiten identifizieren

Nachdem der Projektumfang festgelegt wurde, solltest du die für die Umsetzung der einzelnen Projektteile erforderlichen Fähigkeiten ermitteln und etwaige Lücken identifizieren, die möglicherweise durch Schulungen oder externe Unterstützung geschlossen werden müssen.

Verwende die RACI-Diagramm-Vorlage, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und klarzustellen, wer in den jeweiligen Phasen verantwortlich, rechenschaftspflichtig, zu konsultieren und zu informieren ist. Wenn von vornherein alles klar festgelegt ist, erspart es nach Arbeitsbeginn eine Menge Hin und Her.

RACI-Diagramm: Confluence-Vorlagen-Schaltfläche

Schritt 3: Fachkompetenz und Verfügbarkeit ausbalancieren

Wähle Personen aus, die über die richtige Erfahrung und die Kapazität verfügen, einen wirksamen Beitrag zu leisten. Ein Teammitglied, das bereits an drei anderen Projekten arbeitet, wird diesem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit widmen können.

Verfolge die Verfügbarkeit und die Aufgabenverteilung der Teammitglieder in Jira Plans, um eine Überlastung einzelner Mitarbeiter zu vermeiden und realistisch zu überblicken, welche Aufgaben dein Team bewältigen kann. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, ob du eigens einen Projektverantwortlichen benötigst, der die Entscheidungsbefugnis für bestimmte Arbeitsbereiche hat.

Schritt 4: Klare Verantwortlichkeiten zuweisen, um Überschneidungen zu vermeiden

Sobald das Team feststeht, dokumentiere die Rollen und Zuständigkeiten jedes Mitglieds in Confluence, damit mögliche Unklarheiten endgültig beseitigt werden. Wenn jeder weiß, wofür er zuständig ist – und wofür nicht –, lässt sich Doppelarbeit vermeiden.

Klare Zuständigkeiten verhindern zudem, dass Aufgaben auf der Strecke bleiben, und sorgen dafür, dass das Projekt vorankommt. Gehe nicht das Risiko ein, ständig nachfragen zu müssen, wer was macht.

Schritt 5: Team-Kommunikation auf Ausführung ausrichten

Lege klare Erwartungen fest, wie das Team Informationen weitergibt, Meetings durchführt und Tools für die Zusammenarbeit nutzt. Ein PMO oder Projektleiter kann diese Vorgaben frühzeitig festlegen und im Laufe des Projekts regelmäßig überprüfen.

Zeichne Anleitungen und allgemeine Anweisungen in Loom auf, um die asynchrone Kommunikation zu unterstützen. Dies kann besonders für verteilte Teams oder für Personen nützlich sein, die erst im Laufe des Projekts hinzukommen und sich schnell einarbeiten müssen.

Erzeuge vom ersten Tag an Dynamik mit dem richtigen Projektteam

Ein gut zusammengestelltes Projektteam im Projektmanagement entsteht nicht zufällig. Es beginnt mit klaren Zielen, eindeutigen Rollen und einem Kommunikationsansatz, der dafür sorgt, dass die Arbeit zwischen den Besprechungen vorankommt. 

Wenn man sich vor dem Aufbau eines Teams die Zeit nimmt, genau zu überlegen, was das Team leisten soll, schafft man damit die richtige Grundlage für ein einfaches Projektmanagement. Wenn diese Struktur von Anfang an stimmt, ist das der entscheidende Unterschied zwischen Projekten, die nicht vorankommen, und solchen, die Ergebnisse liefern.

Verfolge den Fortschritt in Jira, dokumentiere Entscheidungen in Confluence und teile wichtige Updates über Loom, damit dein Team vom Anfang bis zum Ende koordiniert bleibt.