Come implementare un framework di governance dei progetti

PUNTI CHIAVE

• La governance del progetto definisce il framework decisionale, i ruoli e i processi di supervisione che mantengono i progetti allineati con la strategia dell'organizzazione.

• Una chiara distinzione tra governance (supervisione) e gestione (esecuzione) previene i colli di bottiglia e riduce l'ambiguità all'interno della leadership.

• Il framework si basa su cinque pilastri fondamentali: autorità definita, responsabilità, politiche standardizzate, report trasparenti e gestione proattiva del rischio.

• L'implementazione deve essere iterativa e partire da uno scopo chiaro che viene successivamente ampliato attraverso standard documentati e strumenti automatizzati.

La buona riuscita di qualsiasi iniziativa è raramente il risultato di una singola idea brillante o di un unico team che lavora sodo. Richiede invece una struttura stabile che guidi ogni scelta, dall'avvio del progetto alla consegna. 

Un framework di governance del progetto fornisce la direzione e la supervisione necessarie affinché tutti gli stakeholder mantengano il lavoro in linea con gli obiettivi. Senza un insieme chiaro di regole e autorità definite, si può avere la sensazione di procedere alla cieca e i team possono facilmente deviare dai loro obiettivi originari. 

In questo articolo analizzeremo i componenti essenziali della governance di un progetto e forniremo una guida pratica in cinque passaggi per implementare un framework efficace e duraturo.

Che cos'è la governance di un progetto

La governance di un progetto è il sistema integrato di strutture, ruoli e processi che determina in che modo vengono prese, monitorate e controllate le decisioni relative al progetto. Fa da ponte tra la strategia aziendale generale e l'esecuzione tattica del lavoro. 

Mentre un team si concentra giustamente sull'esecuzione del lavoro assegnato, la governance garantisce che lo faccia in linea con gli standard dell'organizzazione. È quindi un sistema che fornisce una rete di sicurezza per l'azienda.

Ciò significa che i progetti rimangono allineati con la pianificazione strategica a lungo termine e apportano i benefici specifici promessi nel business case iniziale. Stabilendo confini chiari, la governance garantisce che risorse come tempo, budget e talenti vengano utilizzate in modo responsabile.

La governance aiuta a garantire che ogni decisione importante all'interno del progetto sia supportata dal corretto livello di autorità.

Differenza tra governance del progetto e gestione del progetto

È comune confondere la governance con la gestione, sebbene questi due elementi abbiano due distinte finalità nel ciclo di vita del progetto. La governance equivale alle "regole del gioco", mentre la gestione è "giocare la partita" in sé.

• Focus della governance: questo livello si occupa di supervisione, direzione e diritti decisionali. Pone la questione se un progetto debba continuare e se soddisfa ancora le esigenze dell'organizzazione.

• Focus della gestione: questo livello gestisce la pianificazione e l'esecuzione quotidiane. Si occupa di assegnazioni di task, programmazione e coordinamento del team.

Una governance efficace crea un ambiente in cui un project manager può dare il meglio di sé, poiché fornisce le linee guida che consentono ai leader di operare con fiducia. 

Quando viene messa in atto in modo efficace, tutti sanno esattamente quando sono autorizzati a procedere e quando invece una situazione richiede un'escalation a un comitato o a uno sponsor di livello superiore.

Quali sono i componenti principali della governance di progetto?

Perché un framework di governance funzioni, diversi elementi devono essere chiaramente definiti e concordati da tutte le parti. I seguenti sei elementi creano un ambiente prevedibile, in cui gli stakeholder e i team comprendono le aspettative riposte in loro:

Processo decisionale

Una pietra miliare della governance è un processo decisionale trasparente. È necessario specificare quali tipi di decisioni richiedono un'approvazione formale e chi detiene l'autorità a ogni livello dell'organizzazione. 

Stabilire percorsi decisionali e soglie finanziarie semplici permette di prevenire la "paralisi da analisi" e garantisce che le persone più appropriate vengano consultate al momento giusto.

Ruoli e responsabilità

La mancanza di responsabilità precise è una delle principali cause della mancata riuscita dei progetti. Definisci sempre responsabilità chiare per sponsor esecutivi, comitati direttivi e stakeholder chiave.

Molte organizzazioni documentano queste aspettative in una matrice RACI (acronimo di Responsible, Accountable, Consulted, Informed) o in un documento di definizione dei ruoli. Questo garantisce che tutte le persone coinvolte comprendano le proprie responsabilità e il proprio specifico contributo alla buona riuscita del progetto.

Policy e linee guida operative

Per mantenere la qualità in un portfolio, è opportuno stabilire standard minimi per la documentazione e i report. Questo include modelli standardizzati, criteri per il superamento dei gate (stage-gate) e flussi di lavoro di approvazione. 

Questi standard dovrebbero essere pratici e proporzionati alle dimensioni del progetto, in modo che i team interfunzionali possano facilmente seguirli senza sentirsi appesantiti da burocrazia non necessaria.

Metriche delle prestazioni e report

La visibilità è la migliore arma contro le insidie del progetto. È opportuno scegliere un insieme ridotto e mirato di metriche chiave, come l'integrità della programmazione, la varianza del budget e l'ottenimento dei vantaggi. 

Progettando report e dashboard semplici, si offre ai decisori una visibilità tempestiva su stato e tendenze, che consente loro di intervenire prima che un piccolo problema diventi un guasto significativo.

Mitigazione dei rischi e gestione dei problemi

La governance richiede un processo coerente di identificazione, valutazione e risoluzione dei rischi. È necessario stabilire una cadenza di revisione chiara e criteri di escalation significativi. 

Quando i rischi critici ricevono attenzione tempestiva dal corretto livello di leadership, il team può superare gli ostacoli senza perdere slancio o sacrificare la qualità del piano del progetto.

Allineamento degli stakeholder sugli obiettivi

Un progetto non esiste nel vuoto: è molto probabile che abbia un impatto sugli stakeholder chiave di diverse aree. È quindi opportuno prendersi il tempo necessario per identificarli, comprendere la loro influenza e allineare i loro interessi con gli obiettivi del progetto.

Definire i metodi e la frequenza di comunicazione mantiene queste persone informate e coinvolte, consentendo loro di dare input e supporto preziosi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Come implementare un framework di governance del progetto in 5 semplici passaggi

Implementare un nuovo framework comporta una curva di apprendimento, ma una sequenza ripetibile rende la transizione più fluida. L'approccio migliore è iniziare in modo semplice, testare il framework su un singolo progetto e poi perfezionare il processo in base ai risultati reali.

Seguendo questi cinque passaggi si può creare il framework di governance del progetto:

Passaggio 1: chiarire scopo e ambito per identificare il problema

Prima di redigere le policy, definire i problemi specifici che la governance deve risolvere. Il team ha difficoltà per la lentezza delle decisioni o per la mancanza di report coerenti? 

Una volta identificate le lacune, decidere quali progetti o reparti adotteranno per primi il framework. Questo ambito del progetto mirato consente di dimostrare rapidamente l'apporto di valore prima di procedere con l'implementazione in tutta l'organizzazione.

Passaggio 2: assegnare i ruoli per definire chi prende le decisioni

Definisci gli organi di governance, come ad esempio un comitato direttivo o un PMO (Project Management Office) e assegna delle persone specifiche a questi ruoli. È fondamentale documentare i diritti decisionali, specificando esplicitamente cosa può approvare ogni persona, in modo che non ci siano ambiguità. 

Questa chiarezza consente ai leader di agire con decisione e garantire l'avanzamento del progetto.

Passaggio 3: generare report trasparenti per allineare tutte le persone coinvolte

Seleziona le metriche e i modelli standard che tutti i progetti utilizzeranno. La coerenza è la chiave in questa fase.

Quando ogni report segue un formato familiare, i leader possono assimilare le informazioni più velocemente e fare confronti più efficaci in tutto il portfolio.

Utilizzare un software di gestione dei progetti efficiente consente di creare report automatizzati che estraggono i dati direttamente dal lavoro del team. Il potere di questa trasparenza è evidente nel caso di Royal Caribbean, che ha utilizzato gli strumenti Atlassian per creare una "singola origine di riferimento".

Il team è passato dal tracciamento manuale a un sistema in cui poteva vedere e condividere lo stato del lavoro in tempo reale. Documentare questi risultati in Confluence garantisce che ogni stakeholder abbia accesso ai dati più recenti in qualsiasi momento.

Passaggio 4: stabilisci dei punti di controllo per esaminare l'avanzamento

Conduci revisioni di governance regolari o "stage gate" in cui si discute dello stato e dei rischi del progetto. Definisci i criteri di ingresso e di uscita di questi punti di controllo per garantire che il progetto non proceda alla fase successiva finché non sono state soddisfatte le condizioni concordate.

In Jira, si possono utilizzare le informazioni sull'avanzamento dello sprint per fornire al team e agli stakeholder una rapida panoramica di come il lavoro sta procedendo verso l'obiettivo. Questa funzionalità semplifica la gestione di progetti Agile fornendo i dati necessari per decidere se affrontare i punti critici cambiando direzione o mantenendo l'approccio corrente.

Passaggio 5. Documenta il piano di governance per tenere una traccia

Acquisisci l'intero framework in un piano di governance conciso, che dovrebbe descrivere nel dettaglio i ruoli, i processi e i canali di creazione di report. Archivia questo piano in una posizione centrale e accessibile, ad esempio uno spazio Confluence dedicato.

Per far sì che il piano sia ancora più accessibile ai nuovi membri del team, puoi registrare dei video Loom che illustrino i passaggi di governance e incorporarli direttamente nelle pagine Confluence. Potranno usare le funzionalità di trascrizione basata sull'IA per ottenere immediatamente le informazioni esatte che gli servono.

Questo permette di collaborare al progetto in modo efficace senza bisogno di riunioni costanti e ripetitive, poiché i membri del team possono imparare le "regole di base" al proprio ritmo.

Sfide comuni nella governance dei progetti e come superarle

Anche i piani meglio congegnati incontrano resistenza. Riconoscere queste sfide in anticipo ti consente di affrontarle in modo proattivo:

• Processi eccessivamente complessi: se la governance è troppo pesante, i team potrebbero non riuscire ad adottarla. Mantieni i modelli semplici e assicurati che l'impegno richiesto per la conformità sia bilanciato dal valore che il team riceve.

• Mancanza di coinvolgimento dei dirigenti: la governance fallisce in assenza di uno sponsor impegnato. Fornisci una formazione mirata per i leader in modo che comprendano il loro ruolo nel rimuovere gli ostacoli e prendere decisioni di alto livello.

• Responsabilità poco chiare: se tutti sono responsabili, nessuno lo è veramente. Usa un grafico RACI per assegnare nomi specifici a determinati task e autorità precise ed eliminare la confusione.

• Definizione degli obiettivi inefficace: senza strategie per la definizione degli obiettivi chiare, è impossibile misurare il successo. Assicurati che ogni progetto inizi con risultati definiti e misurabili che il consiglio di amministrazione possa monitorare.

Trasforma il framework di governance del progetto in una pratica quotidiana

Un framework funziona solo se fa parte del ritmo quotidiano del team. Assicurati di integrare le attività di governance nelle riunioni e nei flussi di lavoro esistenti in modo che diventino abitudini di routine. 

Ribadisci regolarmente le aspettative e celebra i comportamenti che portano a una migliore supervisione (ovvero meno sorprese alla fine di un trimestre). Affidarsi a Jira per la creazione di report e le informazioni sui progressi degli sprint garantisce che la governance sia basata sui fatti piuttosto che sulle sensazioni. 

Quando combini tutto questo con Confluence e Loom per la documentazione e gli aggiornamenti video asincroni, crei un ambiente più semplice in cui le informazioni fluiscono liberamente.