Che cosa sono i team di progetto? Come formare un gruppo di punta

PUNTI CHIAVE

• I team di progetto sono gruppi creati per raggiungere degli obiettivi specifici con una timeline definita, mettendo insieme la giusta combinazione di competenze, ruoli e comunicazioni per portare a termine il lavoro.

• Ogni team di progetto include determinati ruoli fondamentali: project manager, sponsor del progetto, esperti in materia e stakeholder.

• La struttura del team è importante. Le strutture funzionali, a matrice e basate sul progetto si adattano a diversi tipi di lavoro e contesti organizzativi e scegliere quella giusta renderà l'esecuzione più agevole.

• La creazione di un team ad alte prestazioni inizia con la definizione dell'ambito e degli obiettivi, seguita dalla mappatura delle competenze e dei ruoli che servono per raggiungere gli obiettivi prima di passare all'assegnazione dei ruoli.

• Strumenti come Jira, Confluence e Loom aiutano i team di progetto a rimanere allineati, monitorare l'avanzamento e comunicare in modo efficace dal primo giorno di un progetto fino al completamento.

Il lavoro sul progetto si manifesta ovunque, inclusi i lanci di prodotto, i miglioramenti dei processi, le iniziative a livello aziendale e le campagne interfunzionali. 

Tuttavia, anche se è stato definito in modo chiaro l'obiettivo, è raro che un progetto senza il team giusto alle spalle proceda come previsto.  Le persone che riunisci, i ruoli che assegni e il modo in cui imposti la comunicazione sono tutti fattori che influiscono direttamente sulla timeline del progetto.

Quindi, che cos'è un team di progetto? 

Questa guida illustra cosa sono i team di progetto, quali ruoli ne fanno solitamente parte e quali sono le strutture di team più comuni. Inoltre fornisce un processo pratico in cinque passaggi per creare un team destinato al successo. 

A prescindere da quello che stai facendo, ad esempio gestendo il primo progetto o affinando l'approccio da usare, qui troverai un framework che vale la pena applicare.

Che cosa sono i team di progetto?

I team di progetto sono gruppi di persone riunite per raggiungere obiettivi specifici entro una tempistica prestabilita. A differenza dei team permanenti che gestiscono il lavoro continuo, i team di progetto vengono creati per realizzare un obiettivo definito. 

Una volta raggiunto quell'obiettivo, il team si scioglie o sposta l'attenzione su qualcos'altro. Ciò che distingue un team di progetto funzionale da un gruppo di persone che si limita a svolgere task è la combinazione delle giuste competenze, di ruoli chiaramente definiti e di una comunicazione aperta. 

Se questi tre elementi funzionano in sinergia, i team di progetto possono procedere rapidamente, adattarsi agli ostacoli e ottenere risultati che una singola persona o un gruppo organizzato in modo approssimativo semplicemente non riuscirebbe a realizzare.

È molto utile capire fin dall'inizio che cos'è un team di progetto e come viene formato perché le decisioni prese prima di avviare il lavoro influiscono enormemente sull'efficienza dell'esecuzione una volta iniziato.

Quali ruoli fanno generalmente parte di un team di progetto? Quali sono le loro responsabilità?

La maggior parte dei team di progetto include una combinazione di persone che dirigono, eseguono e hanno un interesse nel risultato. Ogni ruolo comporta responsabilità specifiche, quindi la comprensione della loro connessione aiuta tutti a rimanere responsabili del lavoro. 

Ecco i ruoli che fanno generalmente parte di un team di progetto:

Project manager o coordinatore progetto

Il project manager è a capo del progetto e ha la responsabilità di consegnarlo nei tempi previsti. Questa persona gestisce gli aspetti logistici come la pianificazione, il monitoraggio, la definizione delle priorità, la pianificazione della capacità e la gestione delle dipendenze a monte e a valle. 

Responsabilità del project manager

• Reclutare esperti in materia e altri collaboratori

• Definire la roadmap, le milestone e la pianificazione dettagliata settimana per settimana

• Assegnare i responsabili di ogni task

• Facilitare le riunioni (brainstorming, retrospettive, pianificazione, e così via)

• Comunicare i progressi agli stakeholder e allo sponsor del progetto

Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto si trova nella parte alta dell'organigramma e probabilmente ha l'ultima parola su tempistiche, budget e altre risorse assegnate al progetto.

Responsabilità dello sponsor del progetto

• Approvare le metriche di successo e altri obiettivi per il progetto

• Approvare le modifiche al budget o all'ambito del progetto

• Promuovere il progetto al team dirigenziale

• Assumersi la responsabilità del successo generale del progetto

Esperti in materia

Gli esperti in materia sono le persone che si rimboccano le maniche e svolgono il lavoro. Ognuno dovrebbe avere una competenza specifica da mettere a disposizione e le rispettive responsabilità varieranno di conseguenza. 

Responsabilità degli esperti in materia

• Eseguire le attività

• Segnalare i bloccanti o altri problemi al coordinatore progetto

• Comunicare i progressi agli altri membri del team

• Assumere un ruolo attivo nel perfezionamento dei flussi di lavoro del team e di altre pratiche di collaborazione

Stakeholder

Anche se non fanno parte del team principale del progetto, queste persone contano su di te perché il progetto influenzerà in qualche modo il loro lavoro.

Responsabilità degli stakeholder

• Rimanere in linea con gli aggiornamenti forniti dal coordinatore progetto o dallo sponsor

• Sollevare dubbi tempestivamente (quando possono ancora essere risolti facilmente)

Tipi di strutture del team di progetto e quando utilizzarle

Non tutti i team di progetto sono strutturati allo stesso modo. La struttura che scegli dovrebbe riflettere il modo in cui opera l'organizzazione, la durata del progetto e il tipo di coinvolgimento dei membri del team. 

Ogni struttura comporta dei compromessi e raramente esiste una soluzione universale. Di seguito sono descritti i tipi più comuni.

Struttura del team basata sul progetto

In una struttura basata sul progetto, il team viene formato appositamente per il progetto e sciolto una volta completato. Tutte le persone del team si dedicano a quella singola iniziativa per tutta la sua durata, il che tende a creare una maggiore concentrazione e un processo decisionale più rapido. 

Questa struttura funziona bene per i progetti grandi e complessi in cui è necessario un impegno a tempo pieno e dove ha senso spostare temporaneamente le persone che generalmente si occupano di altro.

Struttura funzionale del team di progetto

In una struttura funzionale, i team sono organizzati per reparto o area di competenza e il lavoro al progetto si aggiunge alle normali responsabilità.

Un team di marketing potrebbe occuparsi del progetto di una campagna oppure un reparto di ingegneria potrebbe gestire una build di prodotto e ogni gruppo fornisce il suo contributo nell'ambito della sua funzione esistente. 

Questa struttura funziona bene quando il progetto rientra chiaramente in un'area dell'azienda e non richiede un coinvolgimento interfunzionale prolungato.

Struttura del team di progetto a matrice

Una struttura a matrice è un approccio ibrido in cui i membri del team riferiscono contemporaneamente sia a un manager funzionale sia a un project manager. Consente alle organizzazioni di attingere alle competenze di tutti i reparti senza riassegnare completamente le persone. 

Questa configurazione è comune nelle organizzazioni più grandi che gestiscono più progetti contemporaneamente. Tuttavia, richiede una comunicazione chiara e priorità ben definite per evitare richieste contrastanti sul tempo delle persone.

Come formare un team di progetto ad alte prestazioni in 5 passaggi

Mettere insieme un team di progetto non significa solo riempire i posti. I team più efficaci vengono creati con un intento specifico, partendo da ciò di cui il progetto ha effettivamente bisogno e lavorando a ritroso da lì. 

Di seguito è spiegato come procedere in cinque passaggi.

Passaggio 1: Definisci l'ambito, gli obiettivi e i criteri di successo del progetto

Prima di scegliere le persone giuste, devi capire dove vuoi arrivare. Documenta gli obiettivi del progetto, i risultati finali e le metriche di successo in modo che tutto il team abbia una comprensione condivisa di cosa si dovrà ottenere. 

In Jira, puoi usare la suddivisione del lavoro basata sull'IA per tradurre questi obiettivi in task e milestone attuabili, offrendo a tutti un quadro chiaro dell'ambito fin dal primo giorno. Un piano di progetto solido in questa fase contribuisce anche a una migliore pianificazione strategica in tutta l'organizzazione.

Passaggio 2: Identifica i ruoli e le competenze che servono

Dopo aver definito l'ambito del progetto, delinea le competenze necessarie per realizzare ogni parte del progetto e identifica eventuali lacune che potrebbero richiedere formazione o supporto esterno. 

Usa il modello di grafico RACI per definire i ruoli e le responsabilità e chiarire chi ha la responsabilità, chi deve rispondere del lavoro, chi occorre consultare e chi bisogna informare in ogni fase. Questa chiarezza iniziale consente di risparmiare una quantità significativa di scambi di comunicazioni una volta avviato il lavoro.

Grafico RACI: pulsante modello Confluence

Passaggio 3: Bilancia competenza e disponibilità

Scegli persone che abbiano l'esperienza giusta e la capacità effettiva per contribuire in modo efficace. Un membro del team che è già impegnato su altri tre progetti non riuscirà a dedicare anche a questo progetto il tempo e l'attenzione che servono. 

Tieni traccia della disponibilità e delle assegnazioni dei membri in Programmi di Jira per evitare di sovraccaricare le persone e in modo da ottenere una visione realistica di quello che il tuo team può affrontare. Questo è anche un buon momento per capire se hai bisogno di un responsabile di progetto dedicato con autorità decisionale su flussi di lavoro specifici.

Passaggio 4: Assegna responsabilità chiare per evitare sovrapposizioni

Una volta definito il team, documenta il ruolo e le responsabilità di ogni membro in Confluence in modo che nulla sia lasciato alla libera interpretazione. Quando tutti sanno di cosa sono responsabili e di cosa non lo sono, si riduce il lavoro duplicato.

L'assegnazione di responsabilità trasparenti evita anche che saltino i passaggi di consegne e permette al progetto di procedere. Non correre il rischio di dover continuamente verificare chi sta facendo cosa.

Passaggio 5: Allinea la comunicazione del team in modo da mantenere il focus sull'esecuzione

Stabilisci aspettative chiare su come il team condividerà gli aggiornamenti, gestirà le riunioni e userà gli strumenti di collaborazione. Un PMO o coordinatore progetto può stabilire queste regole fin dall'inizio e rivederle man mano che il progetto si evolve. 

Registra procedure dettagliate e istruzioni permanenti in Loom per supportare la comunicazione asincrona. Questo può essere particolarmente utile ai team distribuiti o a chiunque si unisca a metà progetto e abbia bisogno di aggiornamenti rapidi.

Crea slancio con il team di progetto giusto fin dal primo giorno

Un team di progetto ben assemblato nella gestione dei progetti non nasce per caso. Inizia con obiettivi chiari, ruoli comprensibili a tutti e e un approccio di comunicazione che permette di far avanzare il lavoro tra una riunione e l'altra. 

Quando, prima di creare un team, ti prendi del tempo per riflettere sui risultati che dovrebbe raggiungere, stabilisci una base che rende più facile gestire l'intero progetto. La corretta e tempestiva definizione della struttura è l'elemento che contraddistingue i progetti che restano bloccati da quelli che producono risultati.

Tieni traccia dei progressi in Jira, documenta le decisioni in Confluence e condividi gli aggiornamenti importanti tramite Loom per mantenere l'allineamento del tuo team dall'avvio alla chiusura.