Guida ai vantaggi dell'automazione dei processi nella gestione dei progetti

Punti chiave:

• L'automazione dei processi nella gestione dei progetti elimina i task manuali ripetitivi e il lavoro duplicato.

• I flussi di lavoro automatizzati riducono gli errori umani nelle assegnazioni dei task, nelle notifiche e negli aggiornamenti dello stato.

• L'automazione crea tracce di dati coerenti e dashboard in tempo reale con informazioni trasparenti sui progressi di un progetto. 

• Distribuisci facilmente i processi esistenti su più team e progetti senza aggiungere sovraccarico amministrativo. 

• Semplificando approvazioni, notifiche e aggiornamenti di routine, l'automazione aiuta i team a completare rapidamente i progetti.

Non abbiamo paura di affermare che i project manager dedicano troppo tempo alle attività amministrative. 

Tra l'invio di aggiornamenti sullo stato, la ricerca di approvazioni, l'assegnazione dei task e la comunicazione degli aggiornamenti agli stakeholder, c'è a malapena tempo per la vera e propria gestione dei progetti. Per fortuna, arriva in aiuto l'automazione dei processi nella gestione dei progetti. 

L'eliminazione dei task ripetitivi resa possibile delle automazioni toglie un grosso peso dalle spalle. Tuttavia, senza il giusto processo e la capacità di portare a termine il lavoro, le automazioni dei flussi di lavoro fatte alla meno peggio rischiano di produrre un lavoro ancora più ridondante.

I project manager possono automatizzare tutto, dalle assegnazioni dei task ai report di conformità, senza scrivere una sola riga di codice. E anche se forse non è una novità per tutti, ci sono suggerimenti sui processi da seguire per avere un impatto reale.

Prosegui nella lettura per scoprire cos'è l'automazione dei processi nella gestione dei progetti, come funziona e quali processi dovresti automatizzare per primi per ottenere il massimo impatto. 

Cos'è l'automazione dei processi nella gestione dei progetti?

L'automazione dei processi utilizza software per gestire i task di progetto ripetitivi e manuali senza bisogno dell'intervento umano. Non c'è bisogno di creare manualmente i task, inviare notifiche o aggiornare lo stato del progetto, perché lo fa automaticamente il sistema in base a regole predefinite. 

Quando automatizzi i task, come gli aggiornamenti sullo stato o le richieste di approvazione, riduci le possibilità di errori e ritardi. Il team riceve informazioni coerenti al momento giusto, sempre. 

L'automazione dei processi migliora la gestione dei progetti lasciando che sia la tecnologia a occuparsi del lavoro prevedibile e di routine, così che le persone possano concentrarsi su decisioni complesse che richiedono creatività ed esperienza. 

Come funziona l'automazione dei processi nella gestione dei progetti

L'automazione dei processi nei progetti segue un modello semplice basato su alcuni meccanismi chiave. 

• Trigger: l'evento che dà il via all'automazione, ad esempio il completamento di un task, l'avvicinarsi di una scadenza o una modifica dello stato. 

• Regole: le condizioni che determinano cosa dovrebbe accadere quando si attiva un trigger, ad esempio "se un task viene contrassegnato come completato, allora comunicalo al project manager".

• Azioni: ciò che viene effettivamente eseguito automaticamente, ad esempio l'invio di una notifica, l'assegnazione di un nuovo task o l'aggiornamento di un campo. 

• Flussi di lavoro automatizzati: sequenze di trigger, regole e azioni che lavorano insieme per gestire interi processi dall'inizio alla fine. 

Questi elementi si combinano per creare flussi di lavoro automatizzati che collegano alla perfezione task, team e dati del progetto. Alcuni esempi potrebbero essere:

• Quando un task termina, inizia automaticamente il successivo.

• Quando viene raggiunta una milestone, gli stakeholder ricevono una notifica automatica.

• Quando vengono identificati dei rischi, vengono inoltrati automaticamente gli avvisi alle persone giuste. 

L'automazione funziona in background, creando un flusso di esecuzione fluido che garantisce l'avanzamento dei progetti senza bisogno di interventi manuali costanti.

Vantaggi dell'automazione dei processi nella gestione dei progetti

L'automazione dei processi crea miglioramenti misurabili in ogni fase di un progetto. Il risparmio di tempo è un aspetto importante, ma fondamentalmente l'automazione cambia anche il modo in cui i team collaborano e portano a termine il lavoro. 

Ecco alcuni dei vantaggi principali:

Risparmio di tempo con input manuali

Il vantaggio più evidente è recuperare ore ogni settimana. L'automazione gestisce i task di routine come l'invio di promemoria, l'aggiornamento dei campi e la creazione di ticket ricorrenti in pochi secondi anziché in diversi minuti. 

Ad esempio, gli aggiornamenti automatici dello stato consentono di informare tutti senza bisogno di svolgere riunioni stand-up quotidiane o inviare catene di e-mail manuali. Le automazioni possono anche connettersi a Slack per assicurarsi che gli aggiornamenti vengano sempre visti.

Meno errori nei ticket

L'inserimento manuale dei dati comporta errori. Non è una novità, ma è una vera criticità per chiunque gestisca più progetti.

È possibile che qualcuno si dimentichi di aggiornare uno stato, inserisca la data di scadenza sbagliata o assegni un task alla persona sbagliata. I processi automatizzati seguono ogni volta le stesse regole, eliminando queste incoerenze e garantendo che le informazioni fondamentali siano sempre corrette.

Migliore assegnazione delle risorse

Quando i sistemi gestiscono i task amministrativi, i project manager possono dedicare più tempo alla pianificazione dei progetti, alla gestione dei rischi e allo sviluppo del team. Con l'assegnazione dei task, il lavoro viene indirizzato automaticamente ai membri del team disponibili in base alla capacità.

Anche con visualizzazioni utili per la pianificazione della capacità, l'assegnazione delle risorse può rivelarsi complicata se il lavoro viene gestito manualmente. Le giuste automazioni dei processi evitano che si verifichino colli di bottiglia e bilanciano i carichi di lavoro all'interno del team.

Scalabilità migliorata

Un processo che funziona per un team può essere immediatamente adattato a vari altri team senza sforzi aggiuntivi. Basta configurare l'automazione una volta e poi applicarla dappertutto. 

Ad esempio, l'escalation dei rischi avvisa automaticamente la dirigenza senior quando i progetti sono in ritardo rispetto alla pianificazione, permettendo di vedere tutte le iniziative indipendentemente dalle dimensioni del team.

Quali processi del progetto vale la pena automatizzare

Non tutti i task del progetto hanno bisogno di automazione. Concentrati sui processi ripetibili che seguono modelli coerenti e si verificano abbastanza spesso da giustificare la configurazione. 

Grazie ai flussi di lavoro Agile di approvazione, i trigger di notifica, gli aggiornamenti sui progressi e i report di conformità possono seguire ogni volta gli stessi passaggi con input e output prevedibili.

Avvio del progetto

L'avvio del progetto comporta attività di configurazione ripetitive. L'automazione semplifica l'analisi da parte degli stakeholder perché estrae le informazioni del team dalle directory e invia automaticamente i materiali di onboarding. L'assegnazione dei task avviene all'istante in base ai ruoli del team. 

Grazie all'uso di Confluence per standardizzare gli obiettivi del progetto e documentare l'ambito, si crea un punto di partenza coerente, mentre con il collegamento dei flussi di lavoro automatizzati ai modelli, il lancio dei nuovi progetti è più veloce.

Pianificazione progetto

La fase di pianificazione prevede l'indirizzamento delle richieste agli incaricati dell'approvazione, l'assegnazione delle risorse e la suddivisione del lavoro complesso. L'automazione dei flussi di lavoro gestisce l'acquisizione del progetto indirizzando le nuove richieste ai revisori indicati in base al tipo di progetto o al budget. Le approvazioni si muovono all'interno della catena senza tracciamento manuale.

La suddivisione del lavoro di Jira basata sull'IA scompone automaticamente i progetti complessi e li organizza in task gestibili, fornendo ai team una struttura iniziale che possono poi perfezionare. I team possono quindi utilizzare Confluence per definire l'ambito del progetto e allineare gli stakeholder mantenendo un'unica origine di riferimento.

Esecuzione e monitoraggio dei progetti

Quando i progetti sono in corso, è l'automazione che gestisce tutto. La creazione dei task avviene automaticamente quando vengono soddisfatte le condizioni. 

Con il routing, il lavoro viene indirizzato alle persone giuste in base alla disponibilità. Le scadenze si adattano automaticamente in base al cambiamento delle dipendenze del progetto.

Le timeline di Jira forniscono un monitoraggio visivo dei progetti che si aggiorna in tempo reale. Le funzionalità di gestione delle risorse mostrano l'assegnazione dei team in modo che i manager possano individuare i colli di bottiglia prima che causino ritardi. 

Gli avvisi automatizzati avvertono i team riguardo alle milestone in arrivo, ai possibili ritardi o ai cambiamenti di ambito.

Reporting e monitoraggio dei progetti

La generazione di report non dovrebbe richiedere ore. L'automazione crea dashboard che si aggiornano continuamente con le metriche correnti. 

Il monitoraggio della conformità viene svolto in background e segnala i problemi che richiedono attenzione. I report sui progressi vengono generati automaticamente secondo una pianificazione, recuperando i dati più recenti senza input manuale. 

Gli audit trail acquisiscono automaticamente ogni cambiamento e creano la documentazione per la governance e la responsabilità. I team possono collegare questi report automatizzati alle pagine Confluence per mantenere un archivio centralizzato di tutta la documentazione e tutte le decisioni che riguardano il progetto.

Chiusura del progetto

La conclusione dei progetti comporta le approvazioni finali, l'approvazione delle deliverable e la documentazione. L'automazione indirizza i risultati finali agli stakeholder per ottenere l'approvazione, ne monitora lo stato e contrassegna i progetti come completati quando tutti i criteri sono soddisfatti.

Utilizzando Confluence, i team possono acquisire le retrospettive con un modello di lezioni apprese. Puoi aggiungere prompt automatizzati per ricordare ai membri del team di documentare cosa ha funzionato e cosa occorrerebbe cambiare la volta successiva.

Come implementare l'automazione dei processi nella gestione dei progetti

Per iniziare ad automatizzare i processi, non c'è bisogno di un rinnovamento totale. L'approccio migliore è metodico e incrementale e si basa su piccoli traguardi.

1. Identifica le opportunità di automazione

Mappa i processi correnti dall'inizio alla fine. Documenta ogni passaggio, chi ne è responsabile e quanto tempo è richiesto. 

Cerca task ripetitivi che seguono sempre lo stesso schema e identifica i colli di bottiglia in cui il lavoro resta bloccato in attesa di passaggi di consegne o approvazioni manuali.

Dai la priorità ai task che possono ottenere il maggiore aumento di efficienza attraverso l'automazione. Un processo che viene svolto ogni giorno e richiede 30 minuti offre più valore di uno che si verifica una volta al mese e richiede 10 minuti. 

Concentrati sulle criticità segnalate regolarmente dal tuo team.

2. Progetta i flussi di lavoro automatizzati

Definisci esattamente come dovrebbe funzionare l'automazione. Specifica i trigger che devono farla partire, le azioni che dovrebbero verificarsi e le eventuali approvazioni necessarie durante il processo. 

Assegna una responsabilità chiara in modo che ci sia una persona che si occupi di ogni processo. 

Assicurati che l'automazione sia allineata agli obiettivi aziendali e ai requisiti di conformità, integrando la supervisione umana dove necessario per motivi legali o di qualità.

3. Scegli lo strumento giusto per il processo

Valuta gli strumenti in base alla complessità del flusso di lavoro, alle dimensioni del team e alle esigenze di scalabilità. Automazione Jira offre funzionalità complete per automatizzare i processi nella gestione dei progetti.

Gestisci facilmente tutto, dalle assegnazioni di task di base ai flussi di lavoro sofisticati che richiedono più passaggi. L'interfaccia no-code è accessibile ai project manager senza competenze tecniche.

4. Produci, testa e itera

Non implementare l'automazione nell'intera organizzazione fin dal primo giorno. Prima svolgi qualche test dei nuovi flussi di lavoro con un piccolo team o un singolo progetto. 

Osserva i risultati che ottieni in condizioni reali e raccogli il feedback di chi la utilizza effettivamente.

Perfeziona i flussi di lavoro in base a ciò che impari. Le metriche delle prestazioni mostrano dove l'automazione permette di risparmiare tempo e dove, invece, introduce nuovi problemi. 

Modifica i trigger, le tempistiche e le azioni finché il flusso di lavoro non funziona senza problemi. Questo approccio iterativo impedisce che piccoli problemi si trasformino in grandi interruzioni.

5. Ridimensiona l'automazione nei team

Una volta che un flusso di lavoro si dimostra efficace, allargane l'utilizzo ad altri team o progetti. Con l'automazione, la replica è quasi immediata. 

Definisci le best practice e la governance per un'adozione coerente, documentando come configurare i flussi di lavoro, quando utilizzarli e chi ne è responsabile.

Sfide comuni nell'automazione dei processi e come evitarle

Sebbene l'automazione offra vantaggi significativi, alcune insidie possono comprometterne l'efficacia. Presta attenzione a queste sfide comuni e applica le soluzioni per mantenere l'automazione sulla buona strada.

• Automazione eccessiva: il rischio principale è che l'automazione riguardi troppi aspetti o sia eccessivamente veloce. Quando tutto diventa automatico, i team non si rendono conto del contesto. Continua a includere le persone nel processo per prendere decisioni che richiedono capacità di giudizio.

• Gestione delle modifiche inadeguata: i team si oppongono all'automazione quando non ne capiscono il motivo. Spiega perché viene adottata, coinvolgi le persone nella progettazione dei flussi di lavoro e offri formazione.

• Mancanza di supervisione: i processi automatizzati possono essere utilizzati per mesi senza che nessuno controlli se servono ancora. Definisci una responsabilità chiara per ogni flusso di lavoro e pianifica revisioni regolari.

• Documentazione incompleta: se la persona che ha creato l'automazione lascia l'azienda, le sue conoscenze se ne vanno con lei. Documenta ogni flusso di lavoro in modo approfondito per evitare che l'automazione diventi una scatola nera misteriosa che nessuno osa toccare.

L'automazione dei flussi di lavoro e la gestione dei task basate sull'IA possono aiutare a identificare opportunità e suggerire miglioramenti, ma la supervisione umana garantisce che l'automazione sia al servizio delle persone, non che le sostituisca.

Semplifica i flussi di lavoro e accelera la consegna dei progetti con l'automazione dei processi

Il percorso verso un'automazione di successo inizia con processi ad alto impatto. Cerca di capire quali task richiedono più tempo, causano maggiore frustrazione o creano i colli di bottiglia più grandi. 

Parti automatizzando quei task e attendi che il successo ottenuto favorisca un'adozione più ampia.

Il miglioramento continuo è la chiave. Usa le funzionalità di IA di Jira per suddividere i task in modo efficiente, ottimizzare la timeline e ottenere informazioni sulle risorse. Usa Confluence per creare una pianificazione e una documentazione che tengano tutti allineati. 

Man mano che l'automazione matura, troverai nuove opportunità per eliminare il lavoro manuale e concentrarti su ciò che conta di più, cioè consegnare progetti di successo.