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I vantaggi della gestione dei progetti basata sul cloud e perché effettuare il passaggio
Punti chiave:
La gestione dei progetti basata sul cloud elimina le barriere geografiche permettendo al team di collaborare in tempo reale.
Fornisce accesso sicuro e in base ai ruoli su tutti i dispositivi, senza bisogno di un'infrastruttura IT complessa.
Man mano che il tuo team cresce, le soluzioni basate sul cloud si espandono in modo da supportare un maggior numero di utenti e progetti senza un sovraccarico tecnico.
Leader e stakeholder possono usufruire di viste unificate dello stato dei progetti, delle prestazioni e dei progressi in tutte le iniziative.
Gli aggiornamenti automatici e i miglioramenti della sicurezza riducono il carico di lavoro IT e allo stesso tempo garantiscono che gli strumenti siano costantemente aggiornati e protetti.
Gestire i progetti significava dover scegliere tra fogli di calcolo sparsi, rigidi software desktop o costosi sistemi on-premise che richiedevano il supporto dell'IT. Ora, la gestione dei progetti basata sul cloud offre ai team uno spazio di lavoro centralizzato a cui si può accedere da qualsiasi luogo.
Queste soluzioni forniscono aggiornamenti automatici e funzionalità integrate di collaborazione sui progetti che supportano effettivamente il modo di lavorare delle persone. I team moderni hanno bisogno di strumenti in grado di restare al passo con il loro modo effettivo di lavorare, in fusi orari diversi, su dispositivi differenti e con priorità in continuo cambiamento.
Le piattaforme cloud offrono questa flessibilità e al contempo garantiscono la sicurezza e offrono a tutti l'accesso alle stesse informazioni in tempo reale. In questa guida, esploreremo gli aspetti che caratterizzano gli strumenti di gestione dei progetti basati sul cloud, perché i team stanno passando al cloud e come scegliere la piattaforma giusta.
Che cos'è la gestione dei progetti basata sul cloud?
Il software di gestione dei progetti basato sul cloud è ospitato su server remoti a cui i team accedono tramite Internet, invece che attraverso programmi installati sui computer del personale o su server locali. Grazie all'uso del cloud, gli strumenti di gestione dei progetti sono accessibili su qualsiasi dispositivo con connessione a Internet.
Questo approccio è notevolmente diverso rispetto a quello usato nei sistemi on-premise tradizionali, che richiedevano alle aziende di acquistare, installare e mantenere hardware e software. È inoltre un grande passo avanti rispetto ai flussi di lavoro manuali basati su scambi di e-mail, unità condivise e fogli di calcolo scollegati.
Gli strumenti di gestione dei progetti basati sul cloud fungono da hub centralizzati per tutte le attività del progetto. Gli aggiornamenti avvengono in tempo reale, tutti vedono le stesse informazioni e si può collaborare anche se non ci si trova nello stesso edificio o nello stesso Paese.
L'infrastruttura cloud gestisce i dettagli tecnici come sicurezza, backup, aggiornamenti e prestazioni, in modo che il tuo team possa concentrarsi sul lavoro effettivo.
5 vantaggi del passaggio alla gestione dei progetti basata sul cloud
Il passaggio a soluzioni di gestione dei progetti basate sul cloud migliora il modo in cui i team pianificano, coordinano e consegnano il lavoro. Oltre a essere ottime per creare connessioni tra persone, processi e informazioni, le piattaforme cloud permettono anche di risparmiare denaro.
Da Flexera State of the Cloud Report di IDC è emerso che i risparmi medi sui costi delle organizzazioni durante la migrazione al cloud pubblico possono andare dal 15% al 50%. Oltre ai vantaggi economici, ci sono anche motivi specifici per cui le organizzazioni stanno passando a soluzioni di gestione dei progetti basate sul cloud.
1. Collaborazione ovunque
Gli strumenti di gestione dei progetti basati sul cloud permettono di collaborare in tempo reale indipendentemente da dove si trovano i membri del team. Quando qualcuno aggiorna un task, aggiunge un commento o modifica una scadenza, tutti lo vedono immediatamente.
Non c'è bisogno di aspettare che i file si sincronizzino e non devi temere i possibili conflitti tra le versioni.
Questa funzionalità è essenziale per i team remoti e ibridi. Uno sviluppatore a Seattle può rivedere il lavoro di una progettista a Londra mentre un project manager ad Austin tiene traccia dei progressi, il tutto all'interno della stessa piattaforma.
I membri del team possono intervenire nelle discussioni, condividere aggiornamenti e coordinare il lavoro senza i fastidi che derivano da strumenti sparsi e informazioni che arrivano in ritardo.
2. Accesso sicuro ai progetti da qualsiasi dispositivo
La sicurezza non deve necessariamente significare complessità. Le soluzioni di gestione dei progetti basate sul cloud forniscono controlli di accesso basati sui ruoli che proteggono le informazioni sensibili e allo stesso tempo le rendono disponibili quando e dove i team ne hanno bisogno.
I membri del team possono accedere in sicurezza ai progetti da laptop, tablet o dispositivi mobili senza bisogno di connessione a VPN o complicati processi di autenticazione. Questa flessibilità è fondamentale quando il lavoro non si svolge alla scrivania.
Permette, inoltre, a IT, sicurezza e team leader di vedere l'uso effettivo del software basato sul cloud da parte dei membri del team. Con il giusto strumento di gestione dei progetti basato sul cloud, ottieni misure di sicurezza dietro le quinte come crittografia, autenticazione e gestione degli accessi.
3. Semplice adattamento degli strumenti in base alla crescita del team
Le organizzazioni cambiano. I team si espandono, i progetti diventano più complessi e i carichi di lavoro aumentano.
Le piattaforme cloud sono progettate per crescere insieme a te. L'aggiunta di utenti, la creazione di nuovi progetti e l'aumento della capacità non richiedono l'acquisto di nuovo hardware, l'aggiornamento dei server o un'ampia pianificazione IT.
"Con Teamwork Collection, Strategy Collection e Guard, Synchrony si sta muovendo verso un System of Work sicuro e centralizzato in cui la strategia e l'esecuzione si collegano alla perfezione. La nostra vision è che ogni team possa pianificare, produrre e supportare il lavoro su una piattaforma unificata e governata. Questo permetterebbe di prendere decisioni proattive basate sui dati, prevenire i problemi che influiscono sui clienti e aiutare oltre 15.000 knowledge worker a collaborare in sicurezza su larga scala e allo stesso tempo continuare a rispettare i più alti standard di protezione dei dati finanziari."
Sudhanva Ramesh, VP, Office of Agile Tools Lead, Synchrony Financial
Quando i membri del team aumentano o devi occuparti di iniziative più grandi, ti basta cambiare piano. L'infrastruttura si ridimensiona automaticamente in modo da gestire le esigenze aggiuntive.
Questa flessibilità è particolarmente utile per le aziende in crescita che non sanno prevedere esattamente quando avranno bisogno di maggiore capacità o come sarà strutturato il loro team tra sei mesi.
4. Visibilità centralizzata su lavoro e prestazioni
La presenza di informazioni sparse rende difficile capire cosa sta realmente accadendo nei vari progetti. Le piattaforme di gestione dei progetti basate sul cloud creano un'unica origine di riferimento.
Questo consente a coordinatori di progetto, PMO e stakeholder di visualizzare lo stato in tempo reale, monitorare le metriche delle prestazioni e identificare i possibili problemi prima che si verifichino effettivamente. Non c'è bisogno di compilare report di stato di più fonti o andare a caccia di aggiornamenti tramite e-mail.
Le soluzioni cloud offrono ai leader l'accesso a dashboard che mostrano l'avanzamento di tutte le iniziative. Questa visibilità aiuta nell'assegnazione delle risorse, nella gestione delle scadenze e nella pianificazione strategica.
Quando tutti hanno a disposizione le stesse informazioni, le priorità rimangono allineate e le decisioni vengono prese sulla base di un contesto migliore.
5. Meno manutenzione con aggiornamenti automatici e sicurezza
Il software tradizionale richiede patch, aggiornamenti e controlli di sicurezza costanti. Con la gestione dei progetti basata sul cloud, non devi più pensare a niente di tutto questo: manutenzione, aggiornamenti e sicurezza sono automatici.
Il tuo team ottiene immediatamente le funzionalità più recenti, senza tempo di inattività. Le correzioni di sicurezza vengono distribuite immediatamente, mentre i miglioramenti delle prestazioni avvengono dietro le quinte senza bisogno di interventi dell'IT.
Quando il team IT avrà più tempo per dedicarsi alla strategia, e non alla manutenzione, noterai una grande differenza nell'adozione. I team più piccoli ottengono sicurezza e affidabilità di livello aziendale, senza le relative complicazioni.
Funzionalità chiave del software di gestione dei progetti basato sul cloud
Gli strumenti efficaci di gestione dei progetti basati sul cloud condividono diverse funzionalità principali che aiutano i team a essere sempre organizzati, responsabili e allineati. Queste funzionalità insieme supportano il modo in cui i team moderni operano effettivamente.
Monitoraggio e gestione dei task: i team hanno bisogno di modi chiari per creare, assegnare e monitorare i singoli task e i ticket più grandi. Questo include definire le priorità, determinare le dipendenze e monitorare i progressi per assicurarsi che i team rispettino le scadenze critiche.
Collaborazione in tempo reale: spazi di lavoro condivisi, sistemi di commenti e aggiornamenti in tempo reale fanno sì che tutti siano aggiornati. I membri del team possono parlare di lavoro, condividere feedback e coordinare le attività senza bisogno di passare da uno strumento all'altro.
Automazione: i task ripetitivi come gli aggiornamenti sullo stato, le notifiche e le assegnazioni di routine possono essere svolti automaticamente in base ai trigger e alle regole che definisci. Strumenti come Automazione Jira gestiscono perfettamente questi processi in background, riducendo il lavoro manuale e garantendo la coerenza tra i progetti.
Report e analisi: dashboard e report forniscono informazioni sullo stato dei progetti, sulle prestazioni del team e sull'avanzamento verso gli obiettivi. I leader possono identificare i colli di bottiglia, monitorare la velocità e prendere decisioni basate sui dati affidandosi a informazioni in tempo reale.
Integrazioni: le piattaforme cloud si connettono agli altri strumenti già utilizzati dal tuo team, come app di comunicazione, strumenti di progettazione, ambienti di sviluppo e sistemi aziendali. Questa connettività riduce il cambio di contesto e mantiene il flusso di informazioni.
Jira include funzionalità complete per i diversi stili di lavoro: board per i flussi di lavoro Scrum e Kanban, timeline per il monitoraggio dei progetti, backlog per la gestione del lavoro futuro o strutture di ripartizione del lavoro per organizzare iniziative complesse.
Inoltre, puoi monitorare tutti i tipi di ticket e offrire di più ai team Agile con la gestione degli sprint. Le funzionalità di IA di Jira migliorano ulteriormente queste capacità aiutando i team a lavorare in modo più efficiente con suggerimenti intelligenti e automazione.
Come scegliere la giusta piattaforma di gestione dei progetti basata sul cloud
Non tutte le piattaforme di gestione dei progetti basate sul cloud funzionano allo stesso modo o soddisfano le stesse esigenze. La dimensione del team, la complessità del progetto, i processi esistenti e i piani di crescita sono tutti fattori che incidono sulla decisione.
Invece di aggiungere difficoltà, considera questi requisiti per trovare la soluzione perfetta:
Determina le esigenze del tuo team e la complessità del progetto
Inizia osservando quello che il tuo team fa effettivamente ogni giorno. Stai gestendo semplici elenchi di task o coordinando più flussi di lavoro con dipendenze?
Gli strumenti semplici come Trello sono adatti se il tuo team gestisce progetti facili con dipendenze minime.
Se l'organizzazione gestisce iniziative complesse in più reparti o pianifica una crescita a lungo termine, puoi trovare le funzionalità che ti servono in piattaforme più robuste come Jira.
Scegli una piattaforma che si allinei ai processi di pianificazione del tuo team
Il flusso di lavoro è importante. Alcuni team effettuano rilasci in continuazione e modificano le priorità ogni settimana, altri, invece, lavorano attraverso fasi strutturate con passaggi di consegne chiari.
Il ciclo di vita del progetto negli ambienti Agile richiede flessibilità e capacità di adattarsi rapidamente. Le piattaforme come Jira sono progettate per il lavoro iterativo e Agile in cui i team ritengono più importante impegnarsi costantemente per consegnare il lavoro e definire le priorità.
Valuta la creazione di report e le informazioni in tempo reale
Il team dirigenziale chiede aggiornamenti sullo stato ogni settimana? Gli stakeholder devono controllare i progressi da soli invece di ricevere i report?
Quando la creazione di report dettagliati e il monitoraggio delle prestazioni sono essenziali, le piattaforme come Jira forniscono le analisi approfondite che ti servono.
Considera la flessibilità e l'integrazione con i sistemi esistenti
L'ambito del progetto e le esigenze cambieranno. Cerca piattaforme in grado di crescere insieme a te e di connettersi agli strumenti che già utilizzi.
Le piattaforme come Jira sono perfette per i team che hanno bisogno di personalizzazione attraverso integrazioni con i software più diffusi come Slack, Fogli Google, Optimizely, Microsoft Teams e molti altri ancora.
Cerca funzionalità di collaborazione come dashboard condivise
I membri del team possono vedere gli aggiornamenti in tempo reale? Possono aggiungere commenti direttamente ai task? Efficaci capacità di gestione dei progetti includono mantenere la connessione tra i team e garantire un flusso di informazioni costante.
Jira offre funzionalità di collaborazione complete, tra cui dashboard personalizzabili, capacità di aggiungere commenti ai ticket, menzioni per coinvolgere le persone nelle conversazioni e visualizzazioni integrate che mostrano come i singoli task si collegano agli obiettivi più ampi.
Configura facilmente i progetti con la gestione dei progetti basata sul cloud di Jira
Jira è una soluzione efficace, adattabile e pronta al futuro per i team a cui non basta semplicemente monitorare i task. Se stai gestendo sviluppo software, campagne di marketing, lanci di prodotti o iniziative interfunzionali, Jira si adatta per supportare il flusso di lavoro specifico.
Questo strumento cresce man mano che le esigenze si evolvono e risolve le criticità reali che i tuoi team riscontrano nella pianificazione, nell'esecuzione e nella consegna.
I team che utilizzano Jira hanno accesso a un software gratuito per la gestione dei progetti che si adatta perfettamente all'aumento dei requisiti senza richiedere una reimplementazione completa e senza costringere i team a imparare sistemi completamente nuovi.